MentAIJaki program do gabinetu psychologicznego wybrać? Przewodnik po rynku (2026)
„Program do gabinetu" to w praktyce trzy różne kategorie narzędzi — i większość rozczarowań bierze się z pomylenia kategorii, nie z wyboru złej marki. Ten przewodnik porządkuje rynek, pokazuje ceny z publicznych cenników i daje listę pytań, które warto zadać każdemu dostawcy. Także nam.
Od czego zacząć: trzy kategorie narzędzi, nie jedna
Zanim porównasz ceny, sprawdź, do której kategorii należy narzędzie, na które patrzysz:
- Marketplace pacjentów (np. ZnanyLekarz, w beauty Booksy) — jego główną wartością jest to, że pacjenci już tam są i mogą Cię znaleźć. Profil, opinie, rezerwacja przez platformę. Płacisz za widoczność i dopływ pacjentów.
- System medyczny / EDM (np. MyDr, Medfile) — budowany pod pracę lekarza: e-recepty, rozliczenia NFZ, elektroniczna dokumentacja medyczna. Potężny tam, gdzie te moduły są potrzebne.
- System gabinetowy (np. DobryGabinet, MentAI) — narzędzie do codziennego prowadzenia gabinetu: kalendarz i rezerwacje online, przypomnienia dla pacjentów, płatności, faktury, dokumenty, notatki.
Te kategorie się nie wykluczają. Częsty i rozsądny układ w gabinecie terapii: marketplace do pozyskiwania nowych pacjentów, a system gabinetowy do prowadzenia całej reszty. Nie musisz z niczego rezygnować, żeby uporządkować pracę gabinetu.
Czym różni się system gabinetowy od platformy typu ZnanyLekarz?
Najkrócej: na marketplace pacjent i jego dane „mieszkają" na platformie — profil, opinie i historia rezerwacji należą do ekosystemu platformy, a w modelu pay-per-visit za nowego pacjenta z platformy płaci się opłatę (w ZnanymLekarzu do 350 zł, według publicznych informacji platformy). W systemie gabinetowym pacjenci, kalendarz i dokumenty są Twoje, bez prowizji od wizyt — ale nikt nie przyprowadzi Ci pacjentów „z ulicy".
Dlatego pytanie nie brzmi „marketplace czy system gabinetowy", tylko: czego brakuje Twojemu gabinetowi w tym roku — dopływu pacjentów czy porządku w pracy, którą już masz? Jeśli grafik masz w większości zapełniony, a wieczorami ręcznie wypisujesz faktury i przypominasz o wizytach, marketplace tego nie rozwiąże.
Czy gabinet psychologiczny potrzebuje systemu medycznego (EDM)?
Systemy EDM są świetne w swojej roli — dla lekarzy. Gabinet psychologiczny, psychoterapeutyczny czy logopedyczny zwykle nie wystawia e-recept i nie rozlicza NFZ, a za obecność tych modułów płaci złożonością: dłuższym wdrożeniem, medycznym żargonem i interfejsem projektowanym pod przychodnię. Jeśli prowadzisz podmiot leczniczy, wymagania dotyczące dokumentacji potwierdź u prawnika — to inna sytuacja niż typowa prywatna praktyka terapeutyczna.
Ile kosztuje program do gabinetu psychologicznego?
Fakty z publicznych cenników (weryfikowaliśmy je u źródeł 14-17 lipca 2026 — ceny mogą się zmieniać, zawsze sprawdź aktualny cennik dostawcy):
| Narzędzie | Kategoria | Cena wg publicznego cennika | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|---|---|
| MentAI | system gabinetowy (terapia) | 99 zł/mies. przy płatności rocznej lub 129 zł/mies.; ośrodki do 4 stanowisk 199/259 zł | rezerwacje, SMS-y, faktury, wzory RODO i strona gabinetu w cenie; pierwsze konto recepcji 0 zł; rejestracja obecnie za kodem zaproszenia |
| DobryGabinet | system gabinetowy (terapia) | pakiety 99 / 159 / 199 zł | w pakiecie 99 zł kalendarz i notatki — SMS-y (pakiet 300/mies.) i rezerwacja online od 159 zł, moduł faktur +19,90 zł; mocne strony: aplikacja mobilna, zgody RODO pacjenta online |
| ZnanyLekarz | marketplace + SaaS | plany 399-699 zł + VAT; AI-notatki (Noa Notes) 199 zł + VAT osobno | największa wartość: dopływ pacjentów z platformy; w modelu pay-per-visit opłata za nowego pacjenta do 350 zł |
| MyDr | EDM dla lekarzy | promocyjnie 79 / 99 zł (ceny oznaczone jako promocja) | e-recepty, NFZ, telepotwierdzenia — moduły, których gabinet terapii zwykle nie używa |
| Medfile | EDM / przychodnie | cennik modułowy, część cen po kontakcie | rozbudowa pod placówki; SMS-y w pakietach |
| Proassist | rejestracja + system medyczny | pakiety ok. 139-839 zł | siła: telefoniczna rejestracja dla klinik o dużym wolumenie |
| Calendesk | rezerwacje uniwersalne | od 197 zł | dobry kalendarz wielobranżowy; bez dokumentów sprzedaży i specyfiki terapii |
| Booksy | rezerwacje / marketplace beauty | 145 zł + 35 zł za osobę | klimat beauty — pacjent terapii rezerwuje obok manicure; opłata rośnie z zespołem |
Tabela ma charakter informacyjny: pokazuje publiczne ceny i kategorię narzędzia, nie ranking. Każde z tych narzędzi jest dobre w swojej roli — chodzi o dopasowanie kategorii do Twojego gabinetu.
Na co uważać w cennikach „od 99 zł"?
Dwie ceny „od 99 zł" potrafią po trzech miesiącach różnić się prawie dwukrotnie — różnica siedzi w dopłatach: pakietach SMS z licznikiem, płatnych modułach faktur, wzorach dokumentów RODO za osobną opłatą i cenach „za osobę". Rozpisaliśmy to szczegółowo w osobnym tekście: jak czytać cenniki „od 99 zł" i 7 pytań do każdego dostawcy. Najkrótsza wersja: zawsze pytaj, ile zapłacisz miesięcznie łącznie za zestaw, którego naprawdę użyjesz — rezerwacje, SMS-y, faktury, dokumenty RODO.
Co z RODO i danymi pacjentów?
W gabinecie terapii dane pacjentów to dane szczególnej kategorii, więc przy wyborze programu sprawdź minimum trzy rzeczy:
- Gdzie fizycznie są dane — hosting w Unii Europejskiej to podstawa; poproś dostawcę o jednoznaczną odpowiedź, nie ogólnik. MentAI przetwarza dane w UE (AWS, region Frankfurt).
- Dokumenty gabinetu — RODO to nie tylko zgody pacjentów: potrzebujesz też rejestru czynności przetwarzania (art. 30) i umowy powierzenia z dostawcą oprogramowania (art. 28). Sprawdź, czy dostajesz je w cenie, czy dokupujesz wzory. W MentAI oba dokumenty generuje się z panelu, wypełnione danymi gabinetu.
- Kto widzi pacjentów w zespole — jeśli pracujecie w kilka osób, system powinien rozdzielać dostęp: w MentAI specjalista widzi wyłącznie swoich pacjentów, a recepcja pracuje na kalendarzu i płatnościach bez wglądu w dokumentację.
Czy AI w programie do gabinetu jest bezpieczne dla tajemnicy zawodowej?
Może być — pod warunkami, które da się sprawdzić. Zapytaj każdego dostawcę AI o to samo: co dzieje się z treścią po przetworzeniu (czy jest zapisywana lub logowana), w jakim regionie pracują serwery, czy dane trenują modele i kto zatwierdza wynik. W MentAI zasady są publiczne: szkic notatki przygotowuje AI, przetwarzanie jest efemeryczne (nic nie jest zapisywane ani logowane), a do dokumentacji trafia wyłącznie to, co zatwierdzi terapeuta. Szerzej — razem z warunkami bezpiecznego korzystania — piszemy w tekście notatka AI a tajemnica zawodowa i RODO.
Czy da się przenieść gabinet z jednego programu do drugiego?
Tak, i jest to prostsze, niż się wydaje: większość systemów pozwala wyeksportować listę pacjentów do pliku CSV, a nowy system ją importuje. Historii wizyt i treści notatek zwykle się nie przenosi — pobierz pełny eksport ze starego systemu jako własne archiwum, zanim zamkniesz konto. Krok po kroku (z checklistą „działa następnego dnia") opisaliśmy to w poradniku jak przenieść gabinet z innego systemu. W MentAI import CSV jest w cenie, a plik z danymi pacjentów wgrywasz samodzielnie na swoim koncie — dane nie przechodzą przez osoby trzecie.
Jak wybrać w praktyce: 7 kryteriów
- Kategoria narzędzia — potrzebujesz dopływu pacjentów (marketplace), modułów medycznych (EDM) czy porządku w codziennej pracy (system gabinetowy)?
- Koszt kompletu, nie cena „od" — rezerwacje + SMS-y + faktury + dokumenty RODO liczone łącznie, miesięcznie.
- Czy wszystko włączysz samodzielnie — w panelu, bez maili do supportu i wniosków o aktywację.
- RODO w praktyce — hosting w UE, rejestr czynności i umowa powierzenia w cenie, rozdzielony dostęp w zespole.
- Zasady AI na piśmie — jeśli narzędzie ma funkcje AI: co jest zapisywane, gdzie przetwarzane, kto zatwierdza.
- Droga wyjścia — czy wyeksportujesz swoje dane, gdy zechcesz odejść; brak umowy lojalnościowej.
- Test na własnym gabinecie — realny okres próbny bez karty, w którym sprawdzisz pełny obieg: rezerwacja pacjenta, przypomnienie, płatność, faktura.
Ostatni punkt jest najważniejszy: żadna tabela (nasza też) nie zastąpi tygodnia pracy na własnym kalendarzu i własnych pacjentach.
Gdzie w tym wszystkim MentAI
Uczciwie: MentAI to system gabinetowy budowany od zera pod terapię — nie marketplace i nie EDM. W jednym abonamencie: rezerwacje online 24/7, przypomnienia SMS i e-mail, płatności online, faktury z wysyłką e-mailem, notatka z pomocą AI z zatwierdzaniem przez terapeutę, portal pacjenta, dokumenty RODO z panelu, strona gabinetu i pierwsze konto recepcji za 0 zł. Jesteśmy na etapie pierwszej grupy gabinetów: konto zakładasz samodzielnie, ale rejestracja działa za kodem zaproszenia — kod wysyłamy od ręki po krótkiej wiadomości na kontakt@mentai.pl. Test trwa 14 dni i nie wymaga karty, a co dokładnie obejmuje, opisują warunki testu.
Jeśli wolisz opis językiem swojej specjalizacji: MentAI dla psychologa, dla psychoterapeuty, dla logopedy.
Załóż konto — 14 dni testuPrzeczytaj też: jak czytać cenniki „od 99 zł"
Częste pytania (FAQ)
Jaki program do gabinetu psychologicznego jest najtańszy?
Publiczne cenniki systemów gabinetowych dla terapeutów zaczynają się od ok. 99 zł miesięcznie (stan: lipiec 2026). Ważniejsze od ceny startowej jest to, co w niej jest: w niektórych systemach SMS-y, rezerwacja online i faktury wymagają droższego pakietu albo dopłat, więc realny koszt kompletu bywa wyraźnie wyższy niż cena „od".
Czy mogę używać ZnanegoLekarza i systemu gabinetowego równolegle?
Tak. Marketplace służy do pozyskiwania pacjentów, a system gabinetowy do prowadzenia gabinetu: kalendarza, przypomnień, płatności i dokumentów. Wiele gabinetów łączy oba narzędzia — nie trzeba z niczego rezygnować, żeby zacząć.
Czy psycholog potrzebuje programu z EDM?
Systemy EDM są budowane pod pracę lekarzy: e-recepty, rozliczenia NFZ, dokumentacja medyczna. Prywatny gabinet psychologiczny czy logopedyczny zwykle nie korzysta z tych modułów, a płaci ich złożonością. Jeśli działasz jako podmiot leczniczy, wymagania dokumentacyjne potwierdź u prawnika.
Czy przy zmianie programu stracę dane pacjentów?
Podstawę — listę pacjentów z kontaktami — przenosi się eksportem CSV i importem w nowym systemie. Historii wizyt i treści notatek zwykle się nie przenosi; przed zamknięciem starego konta pobierz pełny eksport dla siebie jako archiwum.
Czy rejestracja w MentAI jest otwarta dla każdego?
Konto zakłada się samodzielnie, ale rejestracja działa za kodem zaproszenia — jesteśmy na etapie pierwszej grupy gabinetów. Kod wysyłamy od ręki po krótkiej wiadomości na kontakt@mentai.pl. Test trwa 14 dni i nie wymaga karty.
Czy notatka AI w programie gabinetowym jest obowiązkowa?
Nie. W MentAI notatka z pomocą AI to opcja: szkic przygotowuje AI, ale do dokumentacji trafia wyłącznie to, co zatwierdzi terapeuta, a szkice są przetwarzane efemerycznie — nie są zapisywane ani logowane. Można też prowadzić notatki całkowicie ręcznie.
Ceny konkurencji w tym tekście pochodzą z publicznych cenników dostawców, sprawdzonych 14-17.07.2026 (część cen MyDr oznaczona przez dostawcę jako promocyjne). Cenniki się zmieniają — przed decyzją sprawdź aktualne ceny u każdego dostawcy. Artykuł informacyjny; kwestie prawne (forma działalności, dokumentacja) potwierdź u prawnika lub księgowej.