Regulamin serwisu MentAI

1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady korzystania z serwisu MentAI (mentai.pl) — systemu do obsługi gabinetów psychologicznych, psychoterapeutycznych i logopedycznych. Usługa jest przeznaczona dla podmiotów prowadzących działalność zawodową lub gospodarczą („gabinet"). Umowa o świadczenie usługi zostaje zawarta z chwilą założenia konta gabinetu i akceptacji regulaminu; dostawcą usługi jest operator wskazany w sekcji 8 („operator”).

2. Zakres usługi

Dostęp do panelu MentAI dla gabinetu obejmuje w szczególności: rezerwację online, terminy i przypomnienia, kontakty, dokumenty sprzedaży (rachunki i faktury) z wysyłką e-mail, raporty oraz szkic notatki po wizycie z pomocą AI. Funkcje są rozwijane na bieżąco; listę zmian operator publikuje na stronie Aktualizacje. Rozwój usługi nie ogranicza funkcji istotnych dla opłaconego okresu.

2a. Zasady korzystania (licencja)

Dostęp do MentAI jest niewyłączną, nieprzenoszalną licencją na korzystanie z systemu w ramach własnej działalności gabinetu, na czas trwania umowy. Gabinet nie może odsprzedawać ani udostępniać dostępu osobom spoza swojego zespołu, kopiować, dekompilować ani odtwarzać systemu, obchodzić zabezpieczeń i limitów technicznych, ani pobierać automatycznie danych innych niż dane własnego gabinetu (eksport własnych danych i klucz API z sekcji 3a-bis są w pełni dozwolone). Nazwa i logo MentAI należą do operatora. Naruszenie tych zasad stanowi rażące naruszenie regulaminu (pkt 10).

3. Dane — zasada minimum

System domyślnie pracuje bez danych klinicznych: kartoteka wizyt przechowuje wyłącznie dane organizacyjne (terminy, statusy, rozliczenia, zgody). Treści sesji, diagnozy, notatki terapeutyczne i dokumentację medyczną prowadzi się w MentAI wyłącznie w opcjonalnym module klinicznym, który gabinet włącza świadomie na zasadach z sekcji 3c (osobny klucz szyfrowania, obowiązkowa weryfikacja dwuetapowa, dziennik dostępu). Poza tym modułem takich treści nie należy wpisywać w żadne pole systemu. Szczegóły przetwarzania danych, w tym funkcji AI, opisuje polityka prywatności (sekcje 7, 7a i 7b).

3a. Konto = jedna osoba

Każde konto w MentAI jest imienne i przypisane do jednej osoby — także konto recepcji. Współdzielenie loginu przez kilka osób jest niedozwolone: psuje historię zmian (widać, kto co zrobił) i zasady prywatności klientów. Technicznie konto ma jedną aktywną sesję — zalogowanie na nowym urządzeniu kończy poprzednią. Każda kolejna osoba w gabinecie (terapeuta, recepcja) to osobne konto. Konto terapeuty to osobne miejsce w abonamencie (sekcja 5b); pierwsze konto Recepcji jest w cenie i nie zajmuje płatnego miejsca (każde kolejne konto recepcji liczy się już jak miejsce).

Za hasła, urządzenia i włączenie weryfikacji dwuetapowej na kontach swojego zespołu odpowiada gabinet; działania wykonane po zalogowaniu na konto uznaje się za działania jego użytkownika. O utracie hasła albo podejrzeniu przejęcia konta należy niezwłocznie powiadomić operatora (kontakt@mentai.pl); operator blokuje wówczas konto i pomaga je odzyskać. Skutki współdzielenia loginu (w tym niemożność ustalenia, kto wprowadził zmianę) obciążają gabinet.

3a-bis. Klucz API gabinetu

Administrator gabinetu może wygenerować w panelu klucz API (opis: mentai.pl/api.html). Klucz daje dostęp do danych gabinetu w zakresie Administratora, bez modułu klinicznego, i działa jak hasło: gabinet odpowiada za jego przechowywanie, za narzędzia, którym go powierza, oraz za dane, które tymi narzędziami pobiera lub przekazuje. Klucz widać tylko raz przy wygenerowaniu; nowy klucz unieważnia poprzedni, a cofnięcie wyłącza dostęp natychmiast. Obowiązują dzienne limity techniczne. Integracje działają w ramach powierzenia z sekcji 3b.

3b. Powierzenie przetwarzania danych (RODO)

Gabinet pozostaje administratorem danych swoich klientów, a operator MentAI (Understand sp. z o.o., pl. Andersa 3, 61-894 Poznań, KRS 0000266342, NIP 7792299247) przetwarza je w imieniu gabinetu jako podmiot przetwarzający. Akceptacja niniejszego regulaminu oznacza zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych w treści dostępnej w panelu (Ustawienia → RODO — dokumenty gabinetu), gdzie można ją wydrukować z danymi gabinetu; na życzenie gabinetu operator podpisuje ją także w formie pisemnej. W tym samym miejscu gabinet generuje rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO). Po zakończeniu świadczenia usługi dane są zwracane (eksport) i usuwane na zasadach z pkt 10: 30 dni okna na eksport, potem trwałe usunięcie, kopie zapasowe wygasają w ciągu kolejnych 35 dni, pisemne potwierdzenie usunięcia na życzenie. Kontakt: rodo@mentai.pl.

3c. Moduł kliniczny (opcjonalny)

Domyślnie system pracuje bez danych klinicznych (sekcja 3). Gabinet może jednak świadomie włączyć moduł kliniczny — przechowywanie kart wizyt i załączników dokumentacji w MentAI. Włączenie wymaga akceptacji poniższych zasad przez administratora gabinetu w panelu (Ustawienia → RODO); data, godzina i osoba akceptująca zostają zapisane.

• Decyzja i odpowiedzialność gabinetu. Gabinet jako administrator danych decyduje o prowadzeniu dokumentacji w systemie i odpowiada za jej treść oraz podstawę prawną (opieka zdrowotna — art. 9 ust. 2 lit. h RODO). MentAI działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający (sekcja 3b).
• Osobny, szyfrowany magazyn. Dane kliniczne są przechowywane oddzielnie od danych organizacyjnych i szyfrowane dedykowanym kluczem (AWS KMS, region UE — Frankfurt), innym niż pozostałe dane systemu. Kopie zapasowe magazynu klinicznego i baz trafiają dodatkowo co noc do drugiego regionu UE (Sztokholm), do osobnego sejfu z własnym kluczem, do którego aplikacja nie ma prawa zapisu.
• Dostęp tylko dla uprawnionych. Do dokumentacji klinicznej ma dostęp wyłącznie terapeuta prowadzący i administrator gabinetu. Recepcja nie widzi treści klinicznych.
• Rejestr czynności i zgody. Po włączeniu modułu rejestr czynności przetwarzania gabinetu (panel → RODO) automatycznie uzupełnia się o czynność „dokumentacja kliniczna", a strona zgody klienta pokazuje dodatkowy punkt o dokumentacji.
• AI nie czyta dokumentacji. Funkcje AI (sekcja 4) nie mają dostępu do treści modułu klinicznego, chyba że osobna funkcja z osobną zgodą stanowi inaczej.
• Wyłączenie i eksport. Moduł można wyłączyć; dane pozostają dostępne do wglądu i eksportu, a na wniosek gabinetu zostaną trwale usunięte.

3d. Transkrypcja sesji (moduł opcjonalny, aneks powierzenia)

Gabinet z włączonym modułem klinicznym może dodatkowo włączyć moduł transkrypcji sesji: nagranie rozmowy z wizyty jest automatycznie zamieniane na tekst (transkrypt), z którego na życzenie terapeuty powstaje szkic notatki do redakcji i zatwierdzenia; bez takiego życzenia model AI nie jest uruchamiany. Włączenie wymaga akceptacji poniższych zasad w panelu (data, godzina i osoba akceptująca zostają zapisane) i stanowi rozszerzenie powierzenia z sekcji 3b–3c o treść nagrywanych rozmów.

• Zgoda każdego uczestnika — warunek techniczny. Nagranie można rozpocząć dopiero po odnotowaniu w systemie zgody każdego uczestnika rozmowy (także w sesjach par i grup — każdy uczestnik osobno). Wzór zgody jest dostępny w panelu; za zebranie i przechowywanie zgód odpowiada gabinet jako administrator danych. Wycofanie zgody w trakcie oznacza natychmiastowe przerwanie nagrania i jego usunięcie.
• Nagrania wykonane poza systemem. Do transkrypcji można przesłać także nagranie wykonane wcześniej poza MentAI (np. dyktafonem — formaty mp3, m4a, wav, ogg, flac, webm). Za legalność takiego nagrania — w tym za zgody uczestników istniejące w chwili jego wykonania — odpowiada gabinet; odnotowanie zgód w systemie przed przesłaniem obowiązuje tak samo jak przy nagraniu na żywo. Przesłane nagranie podlega tym samym zasadom kasowania i limitom. Do czasu opłacenia dodatku (w okresie testowym oraz po włączeniu modułu w trakcie już opłaconego okresu rozliczeniowego) moduł działa w wersji degustacyjnej: łącznie do 50 minut transkrypcji i wyłącznie nagrania wykonywane na żywo w panelu. Pełny limit 1500 minut miesięcznie oraz przesyłanie istniejących nagrań stają się dostępne po opłaceniu abonamentu obejmującego dodatek transkrypcji; dni opłacone wcześniej nie przepadają — nowy okres dolicza się po zakończeniu bieżącego.
• Kasowanie natychmiastowe. Nagranie audio i surowa transkrypcja są przetwarzane wyłącznie w celu przygotowania transkryptu (oraz, na życzenie, szkicu notatki) i usuwane automatycznie zaraz po zwróceniu transkryptu do panelu (najpóźniej w ciągu 24 godzin — automatyczna reguła magazynu). Szkic można zamówić w ciągu 24 godzin od transkrypcji, z tekstu, który ma w oknie terapeuta; serwer transkryptu nie przechowuje. Wyjątek: transkrypt nagrania telewizyty (moduł telewizyt, sekcja 3e) jest zapisywany w dokumentacji wizyty obok nagrania, pod tą samą zgodą klienta, szyfrowany jak reszta dokumentacji klinicznej i usuwany razem z nagraniem przyciskiem „Usuń nagranie” (nie jest kasowany automatycznie); szkic notatki z takiego transkryptu można zamówić w dowolnym momencie, raz. W systemie pozostaje wyłącznie notatka zatwierdzona przez terapeutę oraz wpis w dzienniku dostępu (kto, kiedy — bez treści).
• Przetwarzanie w UE, bez trenowania. Transkrypcję wykonuje usługa Amazon Transcribe, a szkic — model AI w Amazon Bedrock (oba: AWS, region Unii Europejskiej, ta sama umowa powierzenia co pozostała infrastruktura). Treść rozmów nie jest wykorzystywana do trenowania modeli AI.
• Magazyn i dostęp jak w module klinicznym. Nagranie trafia do osobnego, szyfrowanego magazynu (sekcja 3c); dostęp mają wyłącznie terapeuta prowadzący i administrator gabinetu.
• Kopie lokalne. Terapeuta może przed wysłaniem lub po zakończeniu przetwarzania pobrać kopię nagrania lub transkrypcji na własne urządzenie. Taka kopia nie jest przechowywana w MentAI — staje się częścią dokumentacji gabinetu, a za jej zabezpieczenie, retencję i podstawę prawną odpowiada gabinet jako administrator danych. Zasada kasowania po stronie MentAI działa niezależnie od pobrania kopii.
• Limity. Moduł obejmuje do 1500 minut nagrań miesięcznie na gabinet oraz dzienne limity techniczne; pojedyncze nagranie — do 90 minut.
• Rozliczenie. Moduł jest płatnym dodatkiem do abonamentu (sekcja 5b). Wyłączenie modułu jest możliwe w każdej chwili i działa od kolejnego okresu rozliczeniowego.

3e. Telewizyty (moduł opcjonalny)

Gabinet może włączyć moduł telewizyt: wizyta w trybie „online” odbywa się przez połączenie wideo zestawiane w MentAI (usługa Amazon Chime, serwery AWS w regionie Unii Europejskiej). Klient dołącza z linku w potwierdzeniu, przypomnieniu albo z portalu klienta, terapeuta z panelu. Włączenie wymaga akceptacji poniższych zasad w panelu (data, godzina i osoba akceptująca zostają zapisane).

• Rozmowa nie jest zapisywana. Obraz i dźwięk są przesyłane na żywo między uczestnikami; MentAI nie przechowuje treści rozmowy. Zapisywane są wyłącznie dane techniczne wizyty: kto i kiedy dołączył, czas trwania, zgody.
• Nagrywanie tylko za obopólną zgodą. Nagranie rozmowy (wyłącznie dźwięk) jest możliwe tylko w gabinecie z włączonym modułem klinicznym (sekcja 3c), gdy klient wyraził zgodę przy dołączaniu, a terapeuta włączył nagrywanie w trakcie wizyty. Bez którejkolwiek z tych zgód nagrywanie jest technicznie niedostępne.
• Nagranie to dokumentacja gabinetu. Nagranie trafia do dokumentacji wizyty w szyfrowanym magazynie klinicznym i podlega zasadom z sekcji 3c (retencja gabinetu, dziennik dostępu). O nagraniu decyduje terapeuta: może je zachować, przekazać do transkrypcji (sekcja 3d, przy włączonym module transkrypcji; do transkrypcji trafia kopia robocza, oryginał zostaje), pobrać na własne urządzenie albo usunąć. MentAI nie usuwa nagrań automatycznie.
• Obowiązki gabinetu. Gabinet jako administrator danych odpowiada za informację dla klienta o wizycie online i nagrywaniu, za zgody oraz za ocenę, czy forma online jest odpowiednia dla danego klienta.
• Limity. Moduł obejmuje do 750 minut rozmów miesięcznie na gabinet (liczone od chwili, gdy w pokoju są obie strony) oraz dzienne limity techniczne; dołączenie jest możliwe od 15 minut przed terminem do 30 minut po planowanym końcu wizyty.
• Jakość połączenia. Połączenie zależy od sprzętu i łącza uczestników; MentAI nie gwarantuje nieprzerwanego połączenia. Wizyta może być kontynuowana innym kanałem uzgodnionym przez gabinet i klienta.
• Rozliczenie. Moduł jest płatnym dodatkiem do abonamentu (sekcja 5b). Wyłączenie modułu jest możliwe w każdej chwili i działa od kolejnego okresu rozliczeniowego; nagrania w dokumentacji zostają.

4. Granice AI

MentAI pomaga w organizacji pracy gabinetu. Nie prowadzi terapii, nie diagnozuje, nie interpretuje kryzysu i nie podejmuje decyzji klinicznych. Treści przygotowane z pomocą AI (np. szkic notatki) są propozycją do redakcji przez użytkownika; o ostatecznej treści zawsze decyduje człowiek.

5. Bezpłatny test (30 dni)

Każdy nowy gabinet zaczyna od testu: 30 dni pełnej wersji od dnia założenia konta, dla każdego gabinetu (dokładną datę końca testu pokazuje panel), bezpłatnie: bez opłat i bez podawania karty płatniczej. Test służy sprawdzeniu, czy MentAI pasuje do procesów gabinetu. Po zakończeniu testu gabinet może opłacić abonament w panelu (sekcje 5b–5c) albo zakończyć korzystanie, bez żadnych zobowiązań. Jeśli dostęp wygaśnie, konto przechodzi w tryb tylko do odczytu i eksportu na zasadach z pkt 10 (30 dni na pobranie danych, potem trwałe usunięcie); na wniosek gabinetu (kontakt@mentai.pl) dane są usuwane wcześniej.

5a. Program poleceń

Każdy gabinet ma w panelu (Gabinet → Plan i płatności) własny kod polecający. Gdy inny gabinet założy konto z tym kodem i opłaci pierwszy abonament (dowolny plan), oba gabinety otrzymują po miesiącu dostępu gratis — naliczanym zawsze jako 31 dni (dzięki temu nagroda nigdy nie jest krótsza niż pełny miesiąc kalendarzowy): gabinet polecony — doliczone do świeżo opłaconego okresu, gabinet polecający — doliczone do końca bieżącego dostępu. Nagroda nalicza się raz na każdy polecony gabinet (przy jego pierwszej płatności), automatycznie i bez wypłat pieniężnych. Jeden kod działa dla wielu poleconych gabinetów (do 100 rejestracji); polecenie nie może dotyczyć własnego gabinetu. Operator może zmienić zasady programu lub zakończyć go na przyszłość; nagrody już naliczone zostają.

5b. Abonament i cennik

Abonament jest rozliczany za miejsca (miejsce = włączone konto członka gabinetu; pierwsze konto Recepcji nie zajmuje miejsca — sekcja 3a). Aktualne stawki:

• Miesięcznie (okres 31 dni): pierwsze miejsce — 99 zł; każde kolejne miejsce — +39 zł.
• Rocznie z góry (dostęp 365 dni, opłata za 11 miesięcy — 12-ty miesiąc gratis): pierwsze miejsce — 11 × 99 zł = 1 089 zł; każde kolejne miejsce — 11 × 39 zł = 429 zł.
• Gabinety Założycielskie — status otrzymuje pierwszych 30 gabinetów, które opłacą abonament (do 30 września 2026 r. lub do wyczerpania miejsc). Korzyści statusu: (a) cena pierwszego miejsca 99 zł zamrożona na cały czas świadczenia usługi — przyszłe zmiany cennika nie obejmują Gabinetów Założycielskich; (b) każde kolejne miejsce +19 zł — miesięcznie i rocznie (rocznie 11 × 19 zł; zamiast stawek standardowych); (c) przy płatności rocznej — jeden dodatkowy miesiąc dostępu gratis co rok (łącznie 13 miesięcy dostępu przy opłacie za 11 miesięcy; łączy się z nagrodą programu poleceń z sekcji 5a); (d) odznaka „Gabinet Założycielski" w panelu. Wszystkie korzyści obowiązują tak długo, jak gabinet zachowuje ciągłość abonamentu — kolejną płatność należy wykonać najpóźniej 7 dni po końcu opłaconego okresu. Przerwa dłuższa niż 7 dni oznacza trwały powrót do stawek standardowych (status założycielski nie jest przywracany). Status i stawka są widoczne w panelu (Gabinet → Plan i płatności). Uprawnienia Gabinetu Założycielskiego obowiązują przez cały czas świadczenia usługi MentAI i wygasają wraz z jej zakończeniem, z zachowaniem zwrotów z pkt 10a.

Dodatek: transkrypcja sesji (moduł z sekcji 3d) — cena za gabinet zależy od wybranego pakietu minut nagrań miesięcznie: Podstawowy — 69 zł/mies. (do 1500 minut), Rozszerzony — 129 zł/mies. (do 3000 minut), Ośrodek — 349 zł/mies. (do 8000 minut). Przy płatności rocznej dodatek rozliczany jest za 12 miesięcy bez rabatu (12 × cena pakietu). Dodatek jest doliczany do abonamentu, gdy moduł jest włączony w chwili płatności; domyślny pakiet to Podstawowy.

Dodatek: telewizyty (moduł z sekcji 3e) — cena za gabinet zależy od wybranego pakietu minut rozmów miesięcznie: Podstawowy — 69 zł/mies. (do 750 minut), Rozszerzony — 129 zł/mies. (do 2000 minut), Ośrodek — 249 zł/mies. (do 5000 minut). Przy płatności rocznej dodatek rozliczany jest za 12 miesięcy bez rabatu (12 × cena pakietu). Dodatek jest doliczany do abonamentu, gdy moduł jest włączony w chwili płatności; domyślny pakiet to Podstawowy.

Pakiety i doładowania. Pakiet dodatku gabinet wybiera w panelu (Gabinet → Plan i płatności); zmiana pakietu obowiązuje od następnej płatności, a wyższy limit działa po jej zaksięgowaniu. Gdy limit pakietu kończy się w trakcie miesiąca, gabinet może dokupić doładowanie: +750 minut za 49 zł (osobno dla transkrypcji i dla telewizyt). Doładowanie obowiązuje do końca bieżącego miesiąca kalendarzowego i nie przechodzi na kolejny; niewykorzystane minuty pakietu ani doładowania nie kumulują się.

Ceny dodatków mogą się zmieniać. Dodatki opierają się na usługach zewnętrznych rozliczanych za minutę (transkrypcja mowy, model AI, połączenia wideo), których koszt nie zależy od operatora. Dlatego zamrożenie ceny dla Gabinetów Założycielskich (sekcja 5b, lit. a i b) obejmuje wyłącznie abonament za miejsca, a nie ceny pakietów dodatków ani doładowań. Zmiana ceny dodatku odbywa się na zasadach z sekcji 12 (informacja co najmniej 14 dni wcześniej) i nie dotyczy okresów już opłaconych; gabinet może wtedy zrezygnować z dodatku bez wpływu na abonament.

Wszystkie ceny w regulaminie są kwotami brutto i zawierają podatek VAT. Dokładną kwotę dla gabinetu (wraz z liczbą miejsc) panel pokazuje przed każdą płatnością w sekcji Gabinet → Plan i płatności. Zmiany cennika nie działają wstecz — nie dotyczą już opłaconych okresów ani stawki założycielskiej, a o zmianie operator informuje zgodnie z sekcją 12.

5c. Płatności i odnowienia

Płatności obsługuje system płatności online Tpay. Domyślnie abonament nie odnawia się automatycznie: każdą płatność gabinet inicjuje samodzielnie w panelu, a operator nie przechowuje danych karty płatniczej. Opłacenie przedłuża dostęp o wykupiony okres, licząc od późniejszej z dat: koniec bieżącego dostępu albo dzień płatności (opłacenie przed terminem niczego nie skraca). Po zaksięgowaniu płatności panel pokazuje aktualny okres dostępu. Przed końcem opłaconego okresu operator wysyła przypomnienia na adres e-mail administratora gabinetu (14 dni, 7 dni i 1 dzień przed końcem oraz w dniu końca).

Odnawianie automatyczne (opcja). Przy płatności kartą gabinet może wyraźnie zaznaczyć zapisanie karty i odnawianie automatyczne. Wtedy operator płatności przechowuje token karty (operator MentAI nie widzi numeru karty), a kolejne okresy są opłacane bez udziału gabinetu: 3 dni przed końcem opłaconego okresu karta jest obciążana kwotą liczoną z aktywnych miejsc i włączonych modułów w dniu obciążenia, w tym samym wariancie (miesięcznym albo rocznym), co ostatnia płatność. Na 7 dni przed obciążeniem gabinet otrzymuje e-mail z kwotą i datą. Gabinet może wyłączyć odnawianie w panelu w każdej chwili; wyłączenie przed datą obciążenia oznacza, że żadna kwota nie zostanie pobrana. Nieudane obciążenie jest ponawiane raz dziennie do dnia końca okresu, a gabinet otrzymuje o tym informację e-mail.

Karencja. Po końcu opłaconego okresu konto pracuje w pełni jeszcze przez 7 dni; dopiero potem stosuje się tryb tylko do odczytu z pkt 10. Karencja nie dotyczy końca bezpłatnego testu bez opłaconego abonamentu. Sprawy faktur za abonament: biuro@mentai.pl.

6. Brak gwarancji wyniku

MentAI wspiera organizację pracy gabinetu, ale operator nie gwarantuje konkretnej liczby odzyskanych godzin, wizyt ani przychodu. Operator dokłada starań, aby usługa działała nieprzerwanie; prace serwisowe są planowane poza typowymi godzinami pracy gabinetów, a o istotnych przerwach operator informuje.

6a. Przywrócenie pracy po awarii

Dane systemu są chronione automatycznymi kopiami z odtwarzaniem do punktu w czasie oraz codzienną kopią w drugim regionie UE (Sztokholm), a procedura odtworzenia całego systemu jest ćwiczona co najmniej raz na kwartał (ostatnia próba: 8 września 2026, wynik i opis na mentai.pl/bezpieczenstwo.html). W razie awarii operator zobowiązuje się przywrócić działanie usługi w ciągu 24 godzin od stwierdzenia awarii (celem jest 4 godziny robocze), z zachowaniem danych z dokładnością do minut przed zdarzeniem. Za stwierdzenie awarii uznaje się wcześniejsze z dwóch zdarzeń: wykrycie przez monitoring operatora albo zgłoszenie przez gabinet na kontakt@mentai.pl. Zobowiązanie ma charakter starannego działania i nie obejmuje zdarzeń siły wyższej z pkt 13a (w tym awarii dostawcy infrastruktury chmurowej obejmującej cały region) ani zdarzeń po stronie gabinetu.

7. Poufność

Wnioski z korzystania z systemu operator wykorzystuje do rozwoju MentAI wyłącznie w formie anonimowej: bez danych klientów i bez szczegółów pozwalających rozpoznać gabinet, chyba że strony osobno ustalą inaczej (np. zgoda na case study).

8. Operator serwisu i kontakt

Operatorem serwisu MentAI (mentai.pl) i dostawcą usługi jest Understand spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, pl. Władysława Andersa 3, 61-894 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań — Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000266342, NIP 7792299247, REGON 300456802, kapitał zakładowy 60 000,00 zł.

Kontakt w sprawie usługi: kontakt@mentai.pl · sprawy danych osobowych: rodo@mentai.pl · faktury i rozliczenia: biuro@mentai.pl.

9. Reklamacje

Reklamacje dotyczące usługi gabinet zgłasza na kontakt@mentai.pl, opisując problem i podając adres e-mail konta gabinetu. Operator odpowiada najpóźniej w ciągu 14 dni od otrzymania zgłoszenia; jeśli wyjaśnienie wymaga więcej czasu, operator informuje o tym i podaje nowy termin.

10. Okres obowiązywania, rezygnacja i dane po zakończeniu

Umowa o prowadzenie konta jest zawarta na czas nieokreślony i nie wiąże się z żadnym zobowiązaniem do płatności — gabinet płaci wyłącznie za okresy, które sam wykupi. Gabinet może zrezygnować w każdej chwili: wystarczy nie opłacać kolejnego okresu albo poprosić o usunięcie konta (kontakt@mentai.pl).

Dane należą do gabinetu. Przez cały czas trwania umowy gabinet może je pobrać w każdej chwili, bez opłat i bez podawania powodu: klientów, wizyty, rozliczenia i koszty jako pliki CSV, wystawione dokumenty jako PDF, a dane modułu klinicznego w formatach udostępnianych w panelu. Eksport jest dostarczany w formacie umożliwiającym dalsze przetwarzanie (CSV) oraz do odczytu (PDF); na wniosek gabinetu operator pomaga przy przeniesieniu danych do innego systemu (art. 28 ust. 3 lit. g RODO).

Po zakończeniu dostępu (koniec bezpłatnego testu bez opłacenia abonamentu albo koniec ostatniego opłaconego okresu wraz z 7-dniową karencją z sekcji 5c) konto przechodzi na 30 dni w tryb tylko do odczytu i eksportu: logowanie, przeglądanie i pobieranie danych działają, zapis nie. Na początku tego okresu i na 7 dni przed jego końcem operator wysyła przypomnienie o eksporcie na adres e-mail konta. Opłacenie abonamentu w tym czasie przywraca pełną pracę konta bez utraty danych.

Po upływie 30 dni dane gabinetu są trwale usuwane ze wszystkich systemów produkcyjnych, a kopie zapasowe wygasają w ciągu kolejnych 35 dni. Na wniosek gabinetu dane są usuwane wcześniej, a na życzenie operator wystawia pisemne potwierdzenie usunięcia z datą. Po tym okresie operator nie przechowuje danych gabinetu i nie wykorzystuje ich do żadnych innych celów. Obowiązek przechowywania dokumentacji przez okres wymagany przepisami spoczywa na gabinecie jako administratorze danych — dlatego eksport przed usunięciem leży po stronie gabinetu; operator pomaga go wykonać.

Operator może rozwiązać umowę lub zawiesić konto w przypadku rażącego naruszenia regulaminu (np. działań zagrażających bezpieczeństwu systemu lub danych innych gabinetów), informując o przyczynie; opłacony i niewykorzystany okres podlega wtedy proporcjonalnemu zwrotowi, chyba że naruszenie polegało na bezprawnym korzystaniu z usługi.

10a. Zakończenie świadczenia usługi przez operatora, zwroty i przeniesienie umowy

Wypowiedzenie przez operatora. Operator może zakończyć świadczenie usługi MentAI z przyczyn niezwiązanych z naruszeniem regulaminu (w szczególności zaprzestanie działalności lub zmiana zakresu usługi) wyłącznie z zachowaniem 90-dniowego okresu wypowiedzenia, przesłanego e-mailem na adres administratora gabinetu i pokazanego w panelu. Przez cały okres wypowiedzenia konto działa w pełni, a eksport danych (CSV, PDF, dane modułu klinicznego) jest dostępny bez opłat i z pomocą operatora. Po okresie wypowiedzenia stosuje się zasady z pkt 10 (30 dni odczytu, usunięcie, potwierdzenie na życzenie).

Zwrot. W takim przypadku opłacony i niewykorzystany okres — także przy płatności rocznej — operator zwraca proporcjonalnie, tym samym kanałem płatności, w ciągu 14 dni od zakończenia usługi. Zwrot obejmuje wyłącznie opłaty wniesione w ciągu ostatnich 12 miesięcy przed zakończeniem usługi i jest kwotą nominalną, bez odsetek.

Przeniesienie umowy. Operator może przenieść prawa i obowiązki z umowy na podmiot przejmujący świadczenie usługi MentAI, informując o tym e-mailem i w panelu z 30-dniowym wyprzedzeniem. Gabinet może w tym czasie rozwiązać umowę ze zwrotem proporcjonalnym na zasadach z tego punktu. Jeżeli podmiot przejmujący świadczy usługę na dotychczasowych warunkach (w tym cenowych), a gabinet nie rozwiąże umowy, zwrot nie przysługuje — opłacony okres jest realizowany przez podmiot przejmujący. Zasady ochrony danych (sekcja 3 i umowa powierzenia) wiążą podmiot przejmujący.

Operator nie oferuje depozytu kodu źródłowego ani nie gwarantuje nieograniczonego czasu świadczenia usługi — ochroną gabinetu są okres wypowiedzenia, pełny eksport i zwrot niewykorzystanych opłat opisane wyżej.

11. Odstąpienie od zakupu abonamentu

Osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, dla której zakup nie ma charakteru zawodowego (przedsiębiorca na prawach konsumenta), przysługuje prawo odstąpienia od zakupu abonamentu w terminie 14 dni od płatności, bez podania przyczyny — wystarczy oświadczenie na kontakt@mentai.pl. Usługa jest świadczona od razu po opłaceniu (za zgodą odstępującego wyrażoną przez rozpoczęcie korzystania), dlatego zwrot jest pomniejszany proporcjonalnie o wykorzystaną część okresu. Zwrot następuje tym samym kanałem płatności w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia.

12. Zmiany regulaminu

Operator może zmienić regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usługi, względów bezpieczeństwa albo zmiany cennika. O zmianie operator informuje w panelu oraz e-mailem na adres administratora gabinetu co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Zmiany nie pogarszają warunków już opłaconych okresów. Gabinet, który nie akceptuje zmiany, może rozwiązać umowę przed jej wejściem w życie; niewykorzystana część opłaconego okresu jest wtedy zwracana proporcjonalnie.

13. Odpowiedzialność

Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi na zasadach ogólnych, z tym że wobec przedsiębiorców odpowiedzialność operatora jest ograniczona do wysokości opłat zapłaconych przez gabinet za ostatnie 12 miesięcy i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani przypadków, w których prawo nie pozwala ograniczyć odpowiedzialności. Gabinet odpowiada za treści wprowadzane do systemu i za zgodność swojej działalności z przepisami (w tym za dokumentację i rozliczenia swojej praktyki).

13a. Siła wyższa

Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie lub opóźnienie wynikające ze zdarzeń, których nie mogła przewidzieć ani im zapobiec przy zachowaniu należytej staranności, w szczególności: awarii dostawcy infrastruktury chmurowej obejmującej cały region, awarii sieci telekomunikacyjnych i dostawców energii, ataków na infrastrukturę o skali wykraczającej poza typowe zabezpieczenia, klęsk żywiołowych, działań władz publicznych, strajków, stanów nadzwyczajnych. Strona dotknięta takim zdarzeniem informuje o nim drugą stronę i podejmuje rozsądne działania ograniczające skutki; deklarowane czasy przywrócenia pracy (mentai.pl/bezpieczenstwo.html) nie obejmują tych zdarzeń. Opłaty za okres, w którym usługa z tych przyczyn nie działała dłużej niż 3 dni robocze, operator rozlicza proporcjonalnie na wniosek gabinetu.

14. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory z przedsiębiorcami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby operatora; wobec przedsiębiorców na prawach konsumenta właściwość sądu ustala się na zasadach ogólnych. Jeśli pojedyncze postanowienie regulaminu okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy. Aktualna wersja regulaminu jest zawsze dostępna pod adresem mentai.pl/warunki-testu.html.