Poradnik17 lipca 2026 · 7 min czytania · zespół MentAI

Jak przenieść gabinet z innego systemu — krok po kroku, bez utraty danych

„Chciałabym zmienić program, ale mam tam wszystkich pacjentów" — to najczęstszy powód zostawania w narzędziu, które przestało pasować. Tymczasem dobrze zrobiona przeprowadzka gabinetu to jedno popołudnie. Oto plan, który stosujemy — z tym, co ważne dla RODO, i uczciwie z tym, czego się nie przenosi.

Krok 1. Wyeksportuj swoje dane ze starego systemu

Prawie każdy system dla gabinetów ma eksport danych do plików CSV (zwykle w Ustawieniach). Pobierz wszystko, co się da — najczęściej: pacjentów, wizyty/spotkania, listę terapeutów. Nawet jeśli nowy system nie wczyta każdego pliku, to jest Twoje archiwum — zrób ten eksport ZANIM zamkniesz stare konto, bo po wygaśnięciu umowy dostęp do danych bywa utrudniony.

Masz do tego prawo: dane pacjentów to dane, których administratorem jesteś Ty (nie dostawca oprogramowania). Eksport to realizacja Twojego obowiązku ciągłości dokumentacji.

Krok 2. Wgraj pacjentów SAMODZIELNIE — to ważne dla RODO

Najbezpieczniejszy wzorzec przeprowadzki: plik z danymi pacjentów nie powinien w ogóle przechodzić przez osoby trzecie — także przez firmę, do której się przenosisz. W dobrze zaprojektowanym systemie import robisz sama/sam: wybierasz plik CSV na swoim komputerze, system rozpoznaje kolumny (imię i nazwisko, telefon, e-mail, opiekun przy dziecku) i wczytuje pacjentów bez wysyłania pliku komukolwiek mailem.

Nie wysyłaj bazy pacjentów e-mailem — ani do nowego dostawcy, ani „do siebie na wszelki wypadek" na prywatną skrzynkę.
Jeśli ktoś ma pomóc przy imporcie — niech to będzie wideorozmowa z udostępnieniem ekranu: plik zostaje u Ciebie, pomoc widzi tylko to, co Ty pokazujesz.
Dobry import ma ochronę przed duplikatami — przy ponownym wczytaniu tego samego pliku istniejący pacjenci są pomijani, nie dublowani.

Krok 3. Domknij zgody RODO — najlepiej online

Przeprowadzka to świetny moment na uporządkowanie zgód. Jeśli nowy system umie wysyłać zgody e-mailem (pacjent klika link, status wraca do kartoteki), to segregator z papierami domyka się sam w tydzień-dwa. W MentAI każdy zaimportowany pacjent od razu ma status „zgoda do wysłania" — jedno kliknięcie i poszło.

Krok 4. Przyszłe wizyty: seriami, nie pojedynczo

Tu uczciwie: historii wizyt i notatek zwykle się nie przenosi między systemami — zostają w Twoim archiwum z kroku 1 (i tak masz obowiązek je przechowywać). Przenosi się przyszłość: stałych pacjentów wprowadza się seriami (np. „co wtorek 17:00 × 12 tygodni") — typowy gabinet to kilkanaście serii, kwadrans pracy. Pojedyncze terminy dopisujesz na bieżąco.

Krok 5. Ustaw resztę i przetestuj jak pacjent

Checklist „działa następnego dnia":

liczba pacjentów po imporcie zgadza się z eksportem ze starego systemu,
dzieci mają przypisanych opiekunów (SMS-y i dokumenty idą na dorosłego),
usługi i cennik ustawione, grafik odzwierciedla realne godziny,
testowa rezerwacja zrobiona z telefonu, jak pacjent — przechodzi,
SMS przypomnienie o wizycie testowej doszło,
zgody RODO wysłane przynajmniej do kilku pacjentów,
archiwum CSV ze starego systemu zapisane w bezpiecznym miejscu.

Stary system nie musi znikać z dnia na dzień — większość programów (nasz też) ma darmowy okres testowy, więc przez tydzień-dwa mogą działać równolegle. Wypowiedzenie starej umowy składasz dopiero, gdy nowy system przeszedł checklistę.

Ile to kosztuje?

U nas: nic. Przeprowadzka do MentAI (rozmowa 30-45 minut, import na Twoim ekranie, ustawienie usług, grafiku i strony rezerwacji, serie wizyt) jest bezpłatna — niezależnie od tego, z jakiego systemu przychodzisz. Piszesz na kontakt@mentai.pl, umawiamy termin, następnego dnia gabinet działa.

Załóż konto — 14 dni testu Przeczytaj też: jak czytać cenniki „od 99 zł"

Artykuł informacyjny — procedury eksportu różnią się między systemami; nazwy kroków sprawdź w dokumentacji swojego obecnego dostawcy. W kwestiach retencji dokumentacji i podstaw przetwarzania danych skonsultuj się ze swoim inspektorem/prawnikiem, jeśli go masz.