Jak przenieść gabinet z innego systemu: krok po kroku, bez utraty danych

„Chciałabym zmienić program, ale mam tam wszystkich klientów". To najczęstszy powód zostawania w narzędziu, które przestało pasować. Tymczasem dobrze zrobiona przeprowadzka gabinetu to jedno popołudnie. Oto plan, który stosujemy: z tym, co ważne dla RODO, i uczciwie z tym, czego się nie przenosi.

Krok 1. Jak wyeksportować dane ze starego systemu?

Prawie każdy system dla gabinetów ma eksport danych do plików CSV (zwykle w Ustawieniach). Pobierz wszystko, co się da. Najczęściej: klientów, wizyty/spotkania, listę terapeutów. Nawet jeśli nowy system nie wczyta każdego pliku, to jest Twoje archiwum. Zrób ten eksport ZANIM zamkniesz stare konto, bo po wygaśnięciu umowy dostęp do danych bywa utrudniony.

Masz do tego prawo: dane klientów to dane, których administratorem jesteś Ty (nie dostawca oprogramowania). Eksport to realizacja Twojego obowiązku ciągłości dokumentacji. To, czy system pozwala zabrać dane, warto sprawdzić już przy wyborze: to jedno z pytań w tekście o bezpieczeństwie danych w gabinecie.

Krok 2. Dlaczego klientów wgrywa się samodzielnie?

Bo to ważne dla RODO. Najbezpieczniejszy wzorzec przeprowadzki: plik z danymi klientów nie powinien w ogóle przechodzić przez osoby trzecie, także przez firmę, do której się przenosisz.

W dobrze zaprojektowanym systemie import robisz samodzielnie: wybierasz plik CSV na swoim komputerze, system rozpoznaje kolumny (imię i nazwisko, telefon, e-mail, opiekun przy dziecku) i wczytuje klientów bez wysyłania pliku komukolwiek mailem.

Krok 3. Co zrobić ze zgodami RODO przy zmianie programu?

Domknąć je, najlepiej online. Przeprowadzka to świetny moment na uporządkowanie zgód. Jeśli nowy system umie wysyłać zgody e-mailem (klient klika link, status wraca do kartoteki), to segregator z papierami domyka się sam w tydzień-dwa. W MentAI każdy zaimportowany klient od razu ma status „zgoda do wysłania". Jedno kliknięcie i poszło.

Krok 4. Co z historią wizyt i przyszłymi terminami?

Tu uczciwie: historii wizyt i notatek zwykle się nie przenosi między systemami. Zostają w Twoim archiwum z kroku 1 (i tak masz obowiązek je przechowywać). Przenosi się przyszłość: stałych klientów wprowadza się seriami (np. „co wtorek 17:00 × 12 tygodni"). Typowy gabinet to kilkanaście serii, kwadrans pracy. Pojedyncze terminy dopisujesz na bieżąco.

Jak taka seria wygląda na cały rok szkolny, razem ze świętami i feriami, pokazujemy w tekście o grafiku logopedy na rok szkolny.

Krok 5. Jak sprawdzić, że nowy system działa?

Stary system nie musi znikać z dnia na dzień. Większość programów (nasz też) ma darmowy okres testowy, więc przez tydzień-dwa mogą działać równolegle. Wypowiedzenie starej umowy składasz dopiero, gdy nowy system przeszedł checklistę.

Ile to kosztuje?

U nas: nic. Przeprowadzka do MentAI (rozmowa 30-45 minut, import na Twoim ekranie, ustawienie usług, grafiku i strony rezerwacji, serie wizyt) jest bezpłatna, niezależnie od tego, z jakiego systemu przychodzisz. Piszesz na kontakt@mentai.pl, umawiamy termin, następnego dnia gabinet działa.

Załóż konto: 30 dni pełnej wersjiPrzeczytaj też: jak czytać cenniki „od 99 zł"

Częste pytania (FAQ)

Jak przenieść gabinet z innego programu bez utraty danych?

Zacząć od pełnego eksportu danych do plików CSV, zanim stare konto zostanie zamknięte. Po wygaśnięciu umowy dostęp do danych bywa utrudniony. Ten eksport to archiwum gabinetu. Potem samodzielny import klientów, zgody RODO wysłane online i przyszłe wizyty wprowadzone seriami. Na koniec test według listy „działa następnego dnia”, np. rezerwacja z telefonu, jak klient. Dobrze zrobiona przeprowadzka zajmuje jedno popołudnie.

Czy przy zmianie programu do gabinetu przenosi się historię wizyt?

Zwykle nie. Historia wizyt i notatki zostają w archiwum z eksportu CSV. Gabinet i tak ma obowiązek je przechowywać. Przenosi się przyszłość: stałych klientów wprowadza się seriami, np. co wtorek o 17:00 przez 12 tygodni. Typowy gabinet to kilkanaście serii i kwadrans pracy. Pojedyncze terminy dopisuje się na bieżąco.

Czy bazę klientów można wysłać mailem nowemu dostawcy?

Nie. Plik z danymi klientów najlepiej w ogóle nie przechodzi przez osoby trzecie, także przez nową firmę. Import robi się samodzielnie, z pliku CSV na własnym komputerze. System rozpoznaje kolumny, np. imię i nazwisko, telefon, e-mail i opiekuna przy dziecku. Jeśli ktoś pomaga, to na wideorozmowie z udostępnieniem ekranu. Plik zostaje wtedy na miejscu, a pomoc widzi tylko udostępniony ekran.

Co zrobić ze zgodami RODO przy zmianie programu do gabinetu?

Przeprowadzka to dobry moment na uporządkowanie zgód. Najwygodniej zbierać je online: klient klika link w e-mailu, a status wraca do kartoteki. Segregator z papierami domyka się wtedy w tydzień lub dwa. W MentAI każdy zaimportowany klient od razu ma status „zgoda do wysłania”. Wysyłka to jedno kliknięcie.

Czy stary program do gabinetu może działać równolegle z nowym?

Tak, przez tydzień lub dwa oba systemy mogą działać równolegle. Większość programów, w tym MentAI, ma darmowy okres testowy. Starą umowę wypowiada się dopiero wtedy, gdy nowy system przejdzie listę „działa następnego dnia”. Na liście jest m.in. zgodna liczba klientów, testowa rezerwacja z telefonu i doręczone przypomnienie SMS. Test w MentAI trwa 30 dni.

Ile kosztuje przeniesienie gabinetu do MentAI?

Nic, przeprowadzka do MentAI jest bezpłatna, niezależnie od systemu, z którego przychodzi gabinet. Obejmuje rozmowę od 30 do 45 minut i import na ekranie gabinetu. Do tego ustawienie usług, grafiku i strony rezerwacji oraz serie wizyt. Wystarczy napisać na kontakt@mentai.pl, a umówimy termin. Szerszą pomoc przy starcie wyceniamy indywidualnie po krótkiej rozmowie.

Artykuł informacyjny: procedury eksportu różnią się między systemami; nazwy kroków sprawdź w dokumentacji swojego obecnego dostawcy. W kwestiach retencji dokumentacji i podstaw przetwarzania danych skonsultuj się ze swoim inspektorem/prawnikiem, jeśli go masz.

Nowe wpisy co tydzień. Obserwuj MentAI na Facebooku albo Instagramie: jedna rzecz tygodniowo, która zdejmuje papier z biurka gabinetu.