MentAI¿Qué programa elegir para una consulta de psicología? Guía del mercado (2026)
«Programa para la consulta» son, en la práctica, tres categorías distintas de herramientas, y la mayoría de las decepciones vienen de confundir la categoría, no de elegir una mala marca. Esta guía ordena el mercado, muestra precios de tarifas públicas y te da una lista de preguntas que conviene hacer a cualquier proveedor. También a nosotros.
Este texto es la traducción de una guía escrita para el mercado polaco: las herramientas comparadas abajo son las que tiene a su alcance una consulta en Polonia, y todos los precios están en eslotis polacos (PLN). Para orientarte, 100 PLN son unos 23 €.
Por dónde empezar: tres categorías de herramientas, no una
Antes de comparar precios, comprueba a qué categoría pertenece la herramienta que estás mirando:
- Marketplace de clientes (por ejemplo ZnanyLekarz (mercado polaco), o Booksy en el sector de la belleza). Su principal valor es que los clientes ya están allí y pueden encontrarte. Perfil, opiniones, reserva a través de la plataforma. Pagas por visibilidad y por el flujo de clientes.
- Sistema médico / historia clínica electrónica (por ejemplo MyDr, Medfile; mercado polaco). Construido para el trabajo médico: recetas electrónicas, facturación a la sanidad pública, documentación médica electrónica. Potente allí donde esos módulos hacen falta.
- Sistema de gestión de consultas (por ejemplo DobryGabinet, MentAI). Una herramienta para llevar la consulta día a día: calendario y reservas online, recordatorios para clientes, pagos, facturas, documentos, notas.
Estas categorías no se excluyen. Una combinación frecuente y razonable en una consulta de terapia: el marketplace para captar clientes nuevos, y el sistema de gestión para llevar todo lo demás. No tienes que renunciar a nada para poner orden en la consulta.
¿En qué se diferencia un sistema de gestión de una plataforma tipo ZnanyLekarz?
En pocas palabras: en un marketplace el cliente y sus datos «viven» en la plataforma. El perfil, las opiniones y el historial de reservas pertenecen al ecosistema de la plataforma, y en el modelo de pago por visita se paga una tarifa por cada cliente nuevo que llega de la plataforma (en ZnanyLekarz hasta 350 PLN, según la información pública de la plataforma). En un sistema de gestión los clientes, el calendario y los documentos son tuyos, sin comisión por cita, pero nadie te traerá clientes «de la calle».
Por eso la pregunta no es «marketplace o sistema de gestión», sino: qué le falta a tu consulta este año, ¿flujo de clientes u orden en el trabajo que ya tienes? Si tienes la agenda casi llena y por las tardes haces las facturas a mano y recuerdas las citas una a una, el marketplace no lo va a resolver.
¿Necesita una consulta de psicología un sistema médico (historia clínica electrónica)?
Los sistemas de historia clínica electrónica son excelentes en su papel, que es el trabajo médico. Una consulta de psicología, psicoterapia o logopedia normalmente no emite recetas electrónicas ni factura a la sanidad pública, y la presencia de esos módulos la paga con complejidad: una implantación más larga, jerga médica y una interfaz diseñada para un centro de salud. Si diriges una entidad sanitaria registrada, confirma los requisitos de documentación con un abogado. Es una situación distinta a la de una práctica terapéutica privada típica.
El cuarto grupo: las herramientas que mencionan los asistentes de IA
Cada vez más terapeutas empiezan la elección no en Google, sino preguntando a un asistente de IA: «¿qué programa para un psicólogo?». En septiembre de 2026 comprobamos qué nombres aparecen en esas respuestas. Junto a marcas conocidas surgen herramientas que no estaban en la versión de julio de este texto: Theraplo y OtterSafe (sistemas para psicoterapia), TwójPsycholog (plataforma con base de clientes y sistema propio), Efika (sistema para consultas y centros), OneCRM (CRM para consultas), Lekarz PLUS (programa médico con licencia anual) y meetergo (calendario de reservas alemán facturado en euros). Las añadimos a la tabla de abajo, porque el asistente de IA las nombra sin precios, y en esta elección el precio es la mitad de la decisión.
Nota metodológica: los asistentes de IA construyen la respuesta con lo que está descrito públicamente, así que la lista de «recomendados» cambia de un mes a otro y depende de la pregunta. Tómala como una lista de nombres para comprobar, no como un ranking.
¿Cuánto cuesta un programa para una consulta de psicología?
Datos de tarifas públicas (primera verificación en las fuentes el 14-17 de julio de 2026, segunda el 7 de septiembre de 2026; los precios pueden cambiar, comprueba siempre la tarifa actual del proveedor; los importes sin la indicación «+ IVA» o «neto» los damos tal como figuran en la tarifa):
| Herramienta | Categoría | Precio según tarifa pública (septiembre de 2026) | A qué prestar atención |
|---|---|---|---|
| MentAI | sistema de gestión de consultas (terapia) | primer terapeuta 99 PLN al mes; cada uno adicional +39 PLN (pago anual y mensual); sin límite de tamaño de la consulta. En el programa de Consultas Fundadoras (las primeras 30 suscripciones pagadas, con continuidad): 99 PLN congelados durante todo el tiempo de uso, cada puesto adicional 19 PLN, 13.º mes gratis con pago anual | reservas, SMS, WhatsApp, facturas con KSeF (el sistema nacional polaco de facturación electrónica), CRM de clientes, plantillas RGPD, web de la consulta y API incluidos; primera cuenta de recepción 0 PLN; sin tarifas por cliente ni comisiones; dos complementos de pago (transcripción, videoconsultas) a 69 PLN cada uno |
| DobryGabinet | sistema de gestión de consultas (terapia) | planes 99 / 159 / 199 PLN; centros «desde 279 PLN» | en el plan de 99 PLN, calendario y notas; los SMS (paquete de 300 al mes) y la reserva online desde 159 PLN, módulo de facturas +19,90 PLN; puntos fuertes: aplicación móvil, consentimientos RGPD del cliente online |
| Theraplo | sistema de gestión de consultas (psicoterapia) | 99 PLN + IVA por cada trabajador al mes | precio por persona; un equipo de 5 son 5 × 99 PLN netos |
| OtterSafe | sistema de gestión de consultas (psicoterapia) | planes 0 / 59 / 99 PLN | plan gratuito; comprueba qué incluye y dónde empiezan los suplementos |
| TwójPsycholog | plataforma con base de clientes + sistema | 79 / 143 PLN + comisión del 20% sobre la primera cita del cliente que llega de la plataforma (mín. 25 PLN) | el flujo de clientes cuesta una comisión; haz la cuenta con tu número de personas nuevas al mes |
| ZnanyLekarz | marketplace + SaaS | planes 399 / 499 / 699 PLN netos; tarifa por paciente nuevo 26-32 PLN netos; notas con IA (Noa Notes) 199 PLN aparte | mayor valor: el flujo de clientes desde la plataforma; suscripción por cada especialista |
| Efika | sistema para consultas y centros | planes 149 / 399 / 999 PLN | plan de 399 PLN para equipo; SMS en paquetes, pagos con comisión |
| OneCRM | CRM para consultas | 59-129 PLN | énfasis en contactos y ventas; comprueba los documentos y lo específico de la terapia |
| MyDr | historia clínica electrónica para médicos | promoción 79 / 99 PLN (precios marcados como promoción) | recetas electrónicas, sanidad pública, confirmaciones telefónicas: módulos que una consulta de terapia normalmente no usa |
| Medfile | historia clínica electrónica / centros de salud | Free / 119 / 179 / 299 PLN + 79-109 PLN por cada usuario adicional | ampliado para centros; SMS en paquetes; el precio del equipo crece con cada cuenta |
| Lekarz PLUS | programa médico (licencia anual) | 690 PLN netos al año el primer puesto, 540 PLN netos cada uno adicional | licencia anual; cuenta todo el equipo con agenda |
| Proassist | recepción + sistema médico | planes de unos 139-839 PLN | fuerza: recepción telefónica para clínicas de gran volumen |
| Calendesk | reservas genéricas | 197 / 347 PLN netos | buen calendario multisector (5 cuentas y 50 SMS incluidos); sin documentos de venta ni lo específico de la terapia |
| meetergo | reservas (Alemania, EUR) | tarifa en euros, planes por usuario | calendario para concertar reuniones, sin documentos, facturas ni RGPD en polaco |
| Booksy | reservas / marketplace de belleza | 145 PLN + 35 PLN por persona | ambiente de belleza: el cliente de terapia reserva junto a una manicura; la tarifa crece con el equipo |
La tabla es informativa: muestra precios públicos y la categoría de la herramienta, no un ranking. Cada una de estas herramientas es buena en su papel. Se trata de ajustar la categoría a tu consulta.
Una cosa que no aparece en ninguna tarifa: el tiempo de recuperación tras una avería, ensayado actualización 8.09.2026
El precio dice cuánto pagarás cada mes. No dice qué pasará con el calendario y las fichas cuando el sistema se caiga. Por eso añadimos una pregunta a la lista de criterios: cuándo restauró el proveedor por última vez todo el sistema desde las copias de seguridad y cuánto tardó. Revisamos las páginas públicas de las 15 herramientas de la tabla (a 8 de septiembre de 2026): la mayoría declara «copias de seguridad» o un certificado, y ninguna salvo MentAI indica la fecha y la duración de su propia prueba. «Sin información pública» no significa «sin copias». Solo significa que hay que preguntar. Nuestra respuesta: prueba del 8 de septiembre de 2026, todo el sistema restaurado desde las copias en 8 minutos, objetivo declarado de 4 horas laborables y compromiso de 24 horas, salvo avería de toda una región de la nube y fuerza mayor. Más en la guía «7 preguntas para un sistema».
La cuenta para un equipo: 5 terapeutas y recepción
El precio del titular suele referirse a una sola persona. Para comparar con honestidad, calculamos lo mismo para una consulta en la que trabajan 5 terapeutas y una persona en recepción (importes mensuales, con IVA, según las tarifas del 7 de septiembre de 2026; donde la tarifa no habla expresamente de una cuenta de recepción, contamos 5 puestos):
| Sistema | Cuenta | Total al mes |
|---|---|---|
| MentAI, programa de Consultas Fundadoras | 99 + 4 × 19 PLN, recepción 0 PLN | 175 PLN |
| MentAI, tarifa estándar | 99 + 4 × 39 PLN, recepción 0 PLN | 255 PLN |
| Calendesk Standard | 197 PLN netos, 5 cuentas y 50 SMS incluidos | unos 242 PLN (calendario genérico, sin facturas ni documentos) |
| Lekarz PLUS | (690 + 4 × 540) PLN netos al año | unos 292 PLN (licencia pagada por adelantado para un año) |
| DobryGabinet para centros | «desde 279 PLN», detalles bajo consulta | desde 279 PLN |
| Efika Gabinet | 399 PLN, hasta 5 personas | 399 PLN más paquetes de SMS y comisiones por pagos |
| Medfile Plus | 119 + 4 × 79 PLN | 435 PLN |
| Theraplo | 5 × 99 PLN netos | unos 609 PLN |
| ZnanyLekarz Starter | 5 × 399 PLN netos | unos 2 454 PLN más 32 PLN netos por cada paciente nuevo de la plataforma |
El precio de Consultas Fundadoras se aplica con continuidad de la suscripción y afecta a las primeras 30 consultas pagadas; el precio estándar sigue estando por debajo de la mayoría de los sistemas de gestión para un equipo. En la cuenta no están OtterSafe, TwójPsycholog, OneCRM, MyDr, Proassist, Booksy ni meetergo, porque sus tarifas no permiten calcular un equipo de 5 personas sin suposiciones que no queremos hacer en nombre del proveedor.
¿A qué prestar atención en las tarifas «desde 99 PLN»?
Dos precios «desde 99 PLN» pueden diferir casi el doble al cabo de tres meses. La diferencia está en los suplementos: paquetes de SMS con contador, módulos de facturación de pago, plantillas de documentos RGPD con tarifa aparte y precios «por persona». Lo detallamos en un texto aparte: cómo leer las tarifas «desde 99 PLN» y 7 preguntas para cualquier proveedor (en polaco). La versión más corta: pregunta siempre cuánto pagarás al mes en total por el conjunto que realmente vas a usar: reservas, SMS, facturas, documentos RGPD.
¿Y el RGPD y los datos de los clientes?
En una consulta de terapia los datos de los clientes son datos de categoría especial, así que al elegir un programa comprueba como mínimo tres cosas:
- Dónde están físicamente los datos. El alojamiento en la Unión Europea es la base; pide al proveedor una respuesta inequívoca, no una generalidad. MentAI procesa los datos en la UE (AWS, región de Fráncfort).
- Los documentos de la consulta. El RGPD no son solo los consentimientos de los clientes: también necesitas el registro de actividades de tratamiento (art. 30) y el contrato de encargo de tratamiento con el proveedor del software (art. 28). Comprueba si los recibes incluidos o si compras las plantillas aparte. En MentAI ambos documentos se generan desde el panel, rellenados con los datos de la consulta.
- Quién ve a los clientes dentro del equipo. Si trabajáis varias personas, el sistema debería separar el acceso: en MentAI cada profesional ve únicamente a sus propios clientes, y la recepción trabaja con el calendario y los pagos sin acceso a la documentación.
¿Es segura la IA en un programa de consulta para el secreto profesional?
Puede serlo, con condiciones que se pueden comprobar. Pregunta a cualquier proveedor de IA lo mismo: qué pasa con el contenido después de procesarlo (si se guarda o se registra), en qué región funcionan los servidores, si los datos entrenan modelos y quién aprueba el resultado. En MentAI las reglas son públicas: la IA prepara el borrador de la nota, el procesamiento es efímero (nada se guarda ni se registra), y a la documentación solo llega lo que aprueba la persona profesional. Lo tratamos con más detalle, junto con las condiciones de un uso seguro, en el texto notas con IA, secreto profesional y RGPD.
¿Se puede trasladar una consulta de un programa a otro?
Sí, y es más sencillo de lo que parece: la mayoría de los sistemas permite exportar la lista de clientes a un archivo CSV, y el sistema nuevo la importa. El historial de citas y el contenido de las notas normalmente no se trasladan; descarga una exportación completa del sistema antiguo como archivo propio antes de cerrar la cuenta. Lo describimos paso a paso (con una lista de comprobación «funciona al día siguiente») en la guía cómo migrar una consulta desde otro sistema. En MentAI la importación CSV está incluida, y el archivo con los datos de los clientes lo subes tú en tu propia cuenta; los datos no pasan por terceros.
Cómo elegir en la práctica: 7 criterios
- Categoría de la herramienta. ¿Necesitas flujo de clientes (marketplace), módulos médicos (historia clínica electrónica) u orden en el trabajo diario (sistema de gestión de consultas)?
- Coste del conjunto, no el precio «desde». Reservas + SMS + facturas + documentos RGPD, sumados, al mes.
- Si puedes activarlo todo por tu cuenta, en el panel, sin correos al soporte ni solicitudes de activación.
- RGPD en la práctica. Alojamiento en la UE, registro de actividades y contrato de encargo incluidos, acceso separado dentro del equipo.
- Reglas de la IA por escrito. Si la herramienta tiene funciones de IA: qué se guarda, dónde se procesa, quién aprueba.
- Una salida. Si podrás exportar tus datos cuando quieras irte; sin contrato de permanencia.
- Prueba en tu propia consulta. Un periodo de prueba real sin tarjeta, en el que compruebes el ciclo completo: reserva de un cliente, recordatorio, pago, factura.
El último punto es el más importante: ninguna tabla (la nuestra tampoco) sustituye a una semana de trabajo con tu propio calendario y tus propios clientes.
Dónde encaja MentAI en todo esto (a septiembre de 2026)
Con honestidad: MentAI es un sistema de gestión de consultas construido desde cero para la terapia, no un marketplace ni una historia clínica electrónica. En una sola suscripción: reservas online 24/7 con lista de espera, recordatorios por SMS, correo y WhatsApp sin contador, pagos online a la cuenta de la consulta sin comisión nuestra, facturas con KSeF (el sistema nacional polaco de facturación electrónica) desde el primer día de prueba, CRM de clientes con historial de citas, tareas y resumen antes de la sesión, nota con ayuda de IA aprobada por la persona terapeuta, portal del cliente, documentación clínica en un módulo cifrado por separado, documentos RGPD desde el panel, web de la consulta con reservas, informes de equipo, API para tus propias herramientas y la primera cuenta de recepción a 0 PLN. Dos complementos son de pago y están claramente marcados como opción: la transcripción de sesiones y las videoconsultas, cada uno a 69 PLN al mes.
El precio del equipo se calcula fácil: el primer terapeuta 99 PLN al mes con IVA (unos 23 €), cada uno adicional 39 PLN (unos 9 €), sin límite de tamaño de la consulta. Está en marcha el programa de Consultas Fundadoras para las primeras 30 suscripciones pagadas: precio de 99 PLN congelado durante todo el tiempo de uso, cada puesto adicional 19 PLN y el 13.º mes gratis con pago anual, todo con continuidad de la suscripción. El alta está abierta: la cuenta la creas tú, sin código de invitación. La prueba dura 30 días y no requiere tarjeta, y qué incluye exactamente lo describen las condiciones (en polaco). La interfaz del producto está en polaco.
Si prefieres una descripción en el lenguaje de tu especialidad (páginas en polaco): MentAI para psicología, para psicoterapia, para logopedia.
Crear cuenta, 30 días de la versión completaLee también: cómo leer las tarifas «desde 99 PLN» (en polaco)
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué programa para una consulta de psicología es el más barato?
Las tarifas públicas de los sistemas de gestión de consultas para terapeutas empiezan en unos 59-99 PLN al mes, y también hay planes de 0 PLN (a septiembre de 2026). Más importante que el precio inicial es lo que incluye: en algunos sistemas los SMS, la reserva online y las facturas exigen un plan más caro o suplementos, y con un equipo cuenta el precio por persona, así que el coste real del conjunto suele ser claramente más alto que el precio «desde».
¿Cuánto cuesta un programa de consulta para un equipo de 5 terapeutas?
Según las tarifas de septiembre de 2026, al mes: desde 175 PLN (MentAI en el programa de Consultas Fundadoras) y 255 PLN (MentAI estándar), pasando por unos 242 PLN (Calendesk, calendario genérico), 399 PLN (Efika), 435 PLN (Medfile Plus) y unos 609 PLN (Theraplo), hasta unos 2 454 PLN (ZnanyLekarz Starter). La cuenta completa está en la tabla de arriba.
¿Cobra el programa de consulta una tarifa por cada cliente nuevo?
Las plataformas con base propia de pacientes sí: 26-32 PLN netos por paciente nuevo o una comisión del 20% sobre la primera cita con un mínimo de 25 PLN (septiembre de 2026). Los sistemas de gestión de consultas, MentAI incluido, no cobran por cliente ni comisión por cita, porque no gestionan una plataforma con pacientes.
¿Puedo usar ZnanyLekarz y un sistema de gestión de consultas a la vez?
Sí. El marketplace sirve para captar clientes, y el sistema de gestión para llevar la consulta: el calendario, los recordatorios, los pagos y los documentos. Muchas consultas combinan ambas herramientas. No hace falta renunciar a nada para empezar.
¿Necesita un psicólogo un programa con historia clínica electrónica?
Los sistemas de historia clínica electrónica están construidos para el trabajo médico: recetas electrónicas, facturación a la sanidad pública, documentación médica. Una consulta privada de psicología o logopedia normalmente no usa esos módulos, pero paga su complejidad. Si operas como entidad sanitaria registrada, confirma los requisitos de documentación con un abogado.
¿Perderé los datos de mis clientes al cambiar de programa?
Lo básico, la lista de clientes con sus contactos, se traslada exportando un CSV e importándolo en el sistema nuevo. El historial de citas y el contenido de las notas normalmente no se trasladan; antes de cerrar la cuenta antigua, descarga una exportación completa para ti como archivo.
¿El alta en MentAI está abierta a cualquiera?
La cuenta la creas tú. El alta está abierta, sin código de invitación. La prueba dura 30 días y no requiere tarjeta.
¿Es obligatoria la nota con IA en un programa de gestión de consultas?
No. En MentAI la nota con ayuda de IA es una opción: la IA prepara un borrador, pero a la documentación solo llega lo que aprueba la persona profesional, y los borradores se procesan de forma efímera, no se guardan ni se registran. También se pueden llevar las notas totalmente a mano.
Los precios de la competencia en este texto proceden de las tarifas públicas de los proveedores, comprobadas el 14-17.07.2026 y de nuevo el 7.09.2026 (parte de los precios de MyDr están marcados por el proveedor como promocionales). Las tarifas cambian; antes de decidir, comprueba los precios actuales con cada proveedor. Artículo informativo; las cuestiones legales (forma de actividad, documentación) confírmalas con un abogado o un asesor contable.
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