MentAICómo migrar tu consulta desde otro sistema, paso a paso y sin perder datos
«Me gustaría cambiar de programa, pero ahí tengo a todos mis clientes». Es el motivo más frecuente para quedarse en una herramienta que ya no encaja. Sin embargo, una migración bien hecha es cuestión de una tarde. Este es el plan que aplicamos, con lo que importa para el RGPD y, con honestidad, con lo que no se traslada.
Paso 1. Exporta tus datos del sistema antiguo
Casi todos los sistemas para consultas permiten exportar los datos a archivos CSV (normalmente en Ajustes). Descarga todo lo que puedas, lo más habitual: clientes, citas o sesiones, lista de terapeutas. Aunque el sistema nuevo no lea todos los archivos, esto es tu archivo histórico. Haz esta exportación ANTES de cerrar la cuenta antigua, porque cuando vence el contrato el acceso a los datos suele complicarse.
Tienes derecho a hacerlo: los datos de los clientes son datos de los que eres responsable del tratamiento tú (no el proveedor del programa). La exportación es la forma de cumplir tu deber de continuidad de la documentación.
Paso 2. Importa a los clientes POR TU CUENTA, es importante para el RGPD
El patrón más seguro para una migración: el archivo con los datos de los clientes no debería pasar por terceros en ningún caso, tampoco por la empresa a la que te trasladas. En un sistema bien diseñado la importación la haces tú: eliges el archivo CSV en tu ordenador, el sistema reconoce las columnas (nombre y apellidos, teléfono, correo, tutor en el caso de menores) y carga a los clientes sin que el archivo se envíe por correo a nadie.
- No envíes la base de clientes por correo electrónico, ni al nuevo proveedor ni «a ti por si acaso» a un buzón privado.
- Si alguien te va a ayudar con la importación, que sea una videollamada compartiendo pantalla: el archivo se queda contigo y quien ayuda solo ve lo que tú muestras.
- Una buena importación tiene protección contra duplicados: al volver a cargar el mismo archivo, los clientes existentes se omiten, no se duplican.
Paso 3. Cierra los consentimientos RGPD, mejor online
La migración es un momento estupendo para poner orden en los consentimientos. Si el nuevo sistema sabe enviar consentimientos por correo (el cliente hace clic en un enlace y el estado vuelve a su ficha), la carpeta de papeles se cierra sola en una o dos semanas. En MentAI cada cliente importado tiene de inmediato el estado «consentimiento por enviar»: un clic y listo.
Paso 4. Citas futuras: en series, no una a una
Aquí, con honestidad: el historial de citas y las notas normalmente no se trasladan entre sistemas. Se quedan en tu archivo del paso 1 (de todos modos tienes la obligación de conservarlas). Lo que se traslada es el futuro: los clientes habituales se introducen en series (por ejemplo, «cada martes a las 17:00 × 12 semanas»). Una consulta típica tiene una decena de series, un cuarto de hora de trabajo. Las citas sueltas las vas añadiendo sobre la marcha.
Paso 5. Configura el resto y pruébalo como si fueras un cliente
Lista de comprobación «funciona al día siguiente»:
- el número de clientes tras la importación coincide con la exportación del sistema antiguo,
- los menores tienen asignado su tutor (los SMS y los documentos van a la persona adulta),
- los servicios y los precios están configurados, la agenda refleja tu horario real,
- una reserva de prueba hecha desde el móvil, como un cliente, se completa,
- el SMS recordatorio de la cita de prueba ha llegado,
- los consentimientos RGPD se han enviado al menos a algunos clientes,
- el archivo CSV del sistema antiguo está guardado en un lugar seguro.
El sistema antiguo no tiene que desaparecer de un día para otro. La mayoría de los programas (el nuestro también) tienen un periodo de prueba gratuito, así que durante una o dos semanas pueden funcionar en paralelo. La baja del contrato antiguo la tramitas solo cuando el sistema nuevo ha pasado la lista de comprobación.
¿Cuánto cuesta?
Con nosotros: nada. La migración a MentAI (una llamada de 30 a 45 minutos, importación en tu propia pantalla, configuración de servicios, agenda y página de reservas, series de citas) es gratuita, vengas del sistema que vengas. Escribes a kontakt@mentai.pl, acordamos una hora y al día siguiente la consulta está en marcha.
Crear una cuenta, 30 días de la versión completaLee también: cómo leer las tarifas «desde 99 PLN» (en polaco)
La interfaz del producto está en polaco. Precio: 99 PLN al mes con IVA (unos 23 €) por el primer terapeuta, cada terapeuta adicional 39 PLN (unos 9 €).
Artículo informativo. Los procedimientos de exportación varían entre sistemas; comprueba los nombres de los pasos en la documentación de tu proveedor actual. Para cuestiones de conservación de la documentación y bases jurídicas del tratamiento de datos, consulta con tu delegado de protección de datos o con tu abogado, si los tienes.
Nuevas entradas cada semana (en polaco). Sigue a MentAI en Facebook o en Instagram: una cosa a la semana que quita papel de la mesa de la consulta.