Cómo migrar tu consulta desde otro sistema, paso a paso y sin perder datos

«Me gustaría cambiar de programa, pero ahí tengo a todos mis clientes». Es el motivo más frecuente para quedarse en una herramienta que ya no encaja. Sin embargo, una migración bien hecha es cuestión de una tarde. Este es el plan que aplicamos, con lo que importa para el RGPD y, con honestidad, con lo que no se traslada.

Paso 1. ¿Cómo se exportan los datos del sistema antiguo?

Casi todos los sistemas para consultas permiten exportar los datos a archivos CSV (normalmente en Ajustes). Descarga todo lo que puedas, lo más habitual: clientes, citas o sesiones, lista de terapeutas.

Aunque el sistema nuevo no lea todos los archivos, esto es tu archivo histórico. Haz esta exportación ANTES de cerrar la cuenta antigua, porque cuando vence el contrato el acceso a los datos suele complicarse. Si todavía estás comparando programas, te puede servir nuestra guía para elegir un programa para la consulta de psicología.

Tienes derecho a hacerlo: los datos de los clientes son datos de los que eres responsable del tratamiento tú (no el proveedor del programa). La exportación es la forma de cumplir tu deber de continuidad de la documentación.

Paso 2. ¿Por qué importar a los clientes POR TU CUENTA es importante para el RGPD?

El patrón más seguro para una migración: el archivo con los datos de los clientes no debería pasar por terceros en ningún caso, tampoco por la empresa a la que te trasladas.

En un sistema bien diseñado la importación la haces tú: eliges el archivo CSV en tu ordenador, el sistema reconoce las columnas (nombre y apellidos, teléfono, correo, tutor en el caso de menores) y carga a los clientes sin que el archivo se envíe por correo a nadie.

Qué más conviene preguntar al proveedor sobre los datos de los clientes lo reunimos en 7 preguntas para el sistema de tu consulta.

Paso 3. ¿Por qué cerrar los consentimientos RGPD online?

La migración es un momento estupendo para poner orden en los consentimientos. Si el nuevo sistema sabe enviar consentimientos por correo (el cliente hace clic en un enlace y el estado vuelve a su ficha), la carpeta de papeles se cierra sola en una o dos semanas.

En MentAI cada cliente importado tiene de inmediato el estado «consentimiento por enviar»: un clic y listo.

Paso 4. ¿Qué se traslada: el historial de citas o solo las futuras?

Aquí, con honestidad: el historial de citas y las notas normalmente no se trasladan entre sistemas. Se quedan en tu archivo del paso 1 (de todos modos tienes la obligación de conservarlas). Lo que se traslada es el futuro, en series y no una a una.

Los clientes habituales se introducen en series (por ejemplo, «cada martes a las 17:00 × 12 semanas»). Una consulta típica tiene una decena de series, un cuarto de hora de trabajo. Las citas sueltas las vas añadiendo sobre la marcha. Cómo se ve una serie larga en la práctica lo mostramos en la agenda del logopeda para todo el curso escolar.

Paso 5. Configura el resto y pruébalo como si fueras un cliente

El sistema antiguo no tiene que desaparecer de un día para otro. La mayoría de los programas (el nuestro también) tienen un periodo de prueba gratuito, así que durante una o dos semanas pueden funcionar en paralelo. La baja del contrato antiguo la tramitas solo cuando el sistema nuevo ha pasado la lista de comprobación.

¿Cuánto cuesta?

Con nosotros: nada. La migración a MentAI (una llamada de 30 a 45 minutos, importación en tu propia pantalla, configuración de servicios, agenda y página de reservas, series de citas) es gratuita, vengas del sistema que vengas. Escribes a kontakt@mentai.pl, acordamos una hora y al día siguiente la consulta está en marcha.

La ayuda más amplia para empezar se presupuesta de forma individual tras una breve conversación.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo migrar la consulta desde otro programa sin perder datos?

Exporta todo lo que puedas del sistema antiguo a archivos CSV antes de cerrar la cuenta e importa a los clientes por tu cuenta, sin enviar el archivo a nadie. Después envía los consentimientos RGPD online, introduce a los clientes habituales en series de citas y comprueba con una reserva de prueba desde el móvil que todo funciona. El archivo CSV del sistema antiguo se guarda en un lugar seguro.

¿Se traslada el historial de citas al cambiar de programa?

Normalmente no: el historial de citas y las notas no se trasladan entre sistemas. Se quedan en tu archivo exportado del sistema antiguo, que de todos modos tienes la obligación de conservar. Lo que se traslada es el futuro: los clientes habituales se introducen en series, por ejemplo «cada martes a las 17:00 × 12 semanas».

¿Se puede enviar la base de clientes por correo al nuevo proveedor?

No conviene. El archivo con los datos de los clientes no debería pasar por terceros en ningún caso, tampoco por la empresa a la que te trasladas. La importación la haces tú, desde tu ordenador. Si alguien te ayuda, que sea por videollamada compartiendo pantalla: el archivo se queda contigo y quien ayuda solo ve lo que tú muestras.

¿Qué hacer con los consentimientos RGPD al cambiar de programa?

La migración es un momento estupendo para poner orden en ellos. Si el nuevo sistema sabe enviar consentimientos por correo (el cliente hace clic en un enlace y el estado vuelve a su ficha), la carpeta de papeles se cierra sola en una o dos semanas. En MentAI cada cliente importado tiene de inmediato el estado «consentimiento por enviar».

¿Pueden funcionar en paralelo el programa antiguo y el nuevo?

Sí. La mayoría de los programas tienen un periodo de prueba gratuito, así que durante una o dos semanas pueden funcionar en paralelo. La baja del contrato antiguo se tramita solo cuando el sistema nuevo ha pasado la lista de comprobación.

¿Cuánto cuesta migrar la consulta a MentAI?

Nada. La migración a MentAI es gratuita, vengas del sistema que vengas: una llamada de 30 a 45 minutos, importación en tu propia pantalla, configuración de servicios, agenda y página de reservas, y series de citas. Basta con escribir a kontakt@mentai.pl para acordar una hora. La ayuda más amplia para empezar se presupuesta de forma individual tras una breve conversación.

Crear una cuenta, 30 días de la versión completaLee también: cómo leer las tarifas «desde 99 PLN» (en polaco)

La interfaz del producto está en polaco. Precio: 99 PLN al mes con IVA (unos 23 €) por el primer terapeuta, cada terapeuta adicional 39 PLN (unos 9 €).

Artículo informativo. Los procedimientos de exportación varían entre sistemas; comprueba los nombres de los pasos en la documentación de tu proveedor actual. Para cuestiones de conservación de la documentación y bases jurídicas del tratamiento de datos, consulta con tu delegado de protección de datos o con tu abogado, si los tienes.

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