Transkrypcja sesji terapeutycznej: jak zrobić to bezpiecznie

Zamiana nagranej sesji w tekst przestała być problemem technicznym. Problemem jest to, gdzie ląduje nagranie i co z niego zostaje, kiedy notatka jest już gotowa.

Rozmowa o transkrypcji zwykle zaczyna się od narzędzia, a powinna od pytania, po co Ci ona jest. Dopiero odpowiedź na to pytanie mówi, ile z nagrania wolno zatrzymać i jak długo.

Po co terapeucie transkrypcja sesji?

Terapeuci sięgają po transkrypcję z trzech powodów, które łatwo pomylić, a które prowadzą do zupełnie innych decyzji:

• Notatka do dokumentacji. Chcesz mieć zapis w kartotece, bez przepisywania go wieczorem. Nagranie jest tu tylko półproduktem: po powstaniu notatki nie ma powodu, żeby istniało.
• Materiał do pracy własnej. Chcesz wrócić do fragmentu i zobaczyć, co się w rozmowie wydarzyło. Tu kusi, żeby zapis zostawić na dłużej, i tu właśnie robi się ryzykownie.
• Archiwum. Chcesz mieć nagrania „na wszelki wypadek". To najsłabszy powód z trzech: zbiór nagrań sesji jest zbiorem danych o zdrowiu, którego trzeba pilnować latami, a który rzadko kiedy zostaje otwarty.

Zasada minimalizacji danych działa tu bardzo praktycznie: im krócej nagranie istnieje, tym mniejszy problem masz w razie kradzieży laptopa, pomyłki w udostępnieniu albo wniosku klienta o usunięcie danych.

Czy można nagrywać sesję terapeutyczną do transkrypcji?

Tak, ale za zgodą każdego uczestnika, zebraną przed nagraniem. Treść sesji to dane o zdrowiu, czyli kategoria objęta szczególną ochroną. Podstawą nagrywania jest wyraźna zgoda z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, wyrażona zanim ruszy nagrywanie, a nie odhaczona po fakcie.

W sesjach par i w grupach zgodę wyraża każdy uczestnik osobno. Jedna osoba bez zgody oznacza brak nagrania. Nie ma tu wersji „większość się zgodziła".

W MentAI moduł prosi o odnotowanie zgody każdego uczestnika przed startem i przyjmuje trzy sposoby jej zebrania: online, pisemnie albo ustnie z odnotowaniem. W systemie zostaje sposób i data, nie treść zgody ani nazwiska uczestników. Wzór zgody, razem z klauzulą dla sesji grupowych, wydrukujesz z panelu.

Prawną stronę granicy między pomocą AI a tajemnicą zawodową rozbieramy osobno w tekście Notatka AI a tajemnica zawodowa.

Jak wybrać narzędzie do transkrypcji sesji?

Co zostaje po transkrypcji, kiedy notatka jest już gotowa?

To jedno pytanie mówi o dostawcy więcej niż cała jego strona z funkcjami. Warto zadać je wprost i poprosić o odpowiedź na piśmie. Jeśli odpowiedź jest wymijająca, w praktyce zwykle znaczy: zostaje wszystko.

U nas odpowiedź brzmi tak: nagranie i surowa transkrypcja zostają w magazynie klinicznym do pobrania najdłużej 24 godziny od nagrania, bez kopii zapasowych, a potem są kasowane automatycznie; samo zadanie przetwarzania znika zaraz po zwróceniu transkryptu (szkic notatki powstaje na życzenie albo sam po transkrypcji, jeśli gabinet włączy tę opcję; zawsze do zatwierdzenia przez terapeutę). Trwałym śladem zostaje wyłącznie notatka zatwierdzona przez specjalistę oraz dziennik dostępu, który nie zawiera treści rozmowy. Szkic, którego nie zatwierdzisz, nie zostaje nigdzie.

Jeśli chcesz zachować zapis dla siebie, moduł pozwala pobrać nagranie i transkrypt na własny dysk. Wtedy jednak kopia staje się dokumentacją Twojego gabinetu, z Twoją retencją i Twoją odpowiedzialnością – i dobrze o tym wiedzieć, zanim klikniesz.

Czy można przepisać nagrania, które już są na dyktafonie?

Tak. Moduł przyjmuje gotowe pliki w formatach mp3, m4a, wav, ogg, flac i webm, do 150 MB i 90 minut na nagranie. Wielu terapeutów ma archiwum na dyktafonie albo w telefonie i to ono jest zwykle prawdziwym powodem szukania transkrypcji.

Jedna rzecz wymaga tu jasności: odpowiedzialność za legalność nagrania i za zgody obowiązujące w chwili jego powstania zostaje po stronie gabinetu. Żaden system nie zweryfikuje wstecz, czy klient wtedy wiedział i się zgodził. Jeśli tej pewności nie masz, stare nagranie lepiej skasować niż przepisać.

Sesje par i grup

Przy kilku osobach w pokoju sam tekst bez podziału na mówców jest mało użyteczny. Silnik rozdziela wypowiedzi poszczególnych osób, dzięki czemu w zapisie widać, kto mówił którą kwestię. Nie rozpoznaje przy tym tożsamości: oznacza mówców po kolei, a przypisanie ich do konkretnych osób zostaje po Twojej stronie.

Deklarujesz, ile osób bierze udział w rozmowie oprócz Ciebie, i od tego zależy podział. Przy większych grupach rozdzielenie bywa mniej dokładne, zwłaszcza gdy uczestnicy mówią jednocześnie.

Ile kosztuje transkrypcja sesji?

Transkrypcja sesji kosztuje od 69 zł miesięcznie za gabinet: najmniejszy pakiet to 1500 minut nagrań miesięcznie, większe to 3000 minut za 129 zł i 8000 minut za 349 zł.

To jeden z dwóch opcjonalnych płatnych dodatków do abonamentu (drugi to telewizyty, także od 69 zł miesięcznie); wszystko inne, od rezerwacji online po faktury, jest w cenie abonamentu, a osobno płaci się tylko za wiadomości ponad miesięczną pulę.

Ograniczenia techniczne są jawne: 90 minut na pojedyncze nagranie i 20 nagrań na dobę.

W okresie próbnym moduł działa degustacyjnie i mówimy o tym wprost, żeby nikt nie zakładał konta z fałszywym oczekiwaniem: 50 minut łącznie, nie miesięcznie, i wyłącznie nagrania robione na żywo w panelu. Wgranie archiwum z dyktafonu oraz pełne 1500 minut działają od opłaconego abonamentu.

Czego transkrypcja nie załatwi?

Zapis rozmowy nie jest superwizją i jej nie zastępuje. Nie jest też gotową notatką: to szkic, który zatwierdza człowiek, i dopiero jego decyzja tworzy dokumentację.

Rozpoznawanie mowy bywa omylne przy nakładających się głosach, cichym nagraniu albo specjalistycznym słownictwie. Transkrypt czyta się z tą świadomością, a nie jak stenogram sądowy.

Jeśli szukasz nie tyle zapisu, ile spojrzenia na własne myślenie o sesji, w panelu jest do tego osobne narzędzie: zamiast streszczać rozmowę, zadaje pytania do Twojej własnej logiki prowadzenia. Też nie jest superwizją i też jej nie zastępuje.

Częste pytania (FAQ)

Czy mogę nagrywać sesję terapeutyczną, żeby zrobić z niej transkrypcję?

Za wyraźną zgodą każdego uczestnika rozmowy, zebraną zanim ruszy nagrywanie. Treść sesji to dane o zdrowiu, a te podlegają szczególnej ochronie. Podstawą jest tu wyraźna zgoda z art. 9 ust. 2 lit. a RODO. W sesjach par i grup zgodę wyraża każdy uczestnik osobno; wystarczy jedna osoba bez zgody, żeby nagrywania nie było. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną.

Co dzieje się z nagraniem po zrobieniu transkrypcji?

To najważniejsze pytanie przy wyborze narzędzia i warto zadać je każdemu dostawcy. W MentAI nagranie i surowa transkrypcja zostają w magazynie klinicznym do pobrania najdłużej 24 godziny od nagrania, bez kopii zapasowych, a potem są kasowane automatycznie; samo zadanie przetwarzania znika zaraz po zwróceniu transkryptu (szkic notatki powstaje na życzenie albo sam po transkrypcji, jeśli gabinet włączy tę opcję; zawsze do zatwierdzenia przez terapeutę). Trwałym śladem zostaje wyłącznie notatka zatwierdzona przez specjalistę oraz dziennik dostępu, który nie zawiera treści. Jeśli dostawca nie odpowiada na to pytanie wprost, odpowiedź brzmi zwykle: zostaje wszystko.

Czy mogę przepisać nagrania, które mam już na dyktafonie?

Tak, moduł przyjmuje istniejące pliki w formatach mp3, m4a, wav, ogg, flac i webm, do 150 MB i 90 minut na nagranie. Odpowiedzialność za legalność samego nagrania i za zgody obowiązujące w chwili jego powstania zostaje po stronie gabinetu. System nie jest w stanie tego zweryfikować wstecz. Wgrywanie archiwów działa od opłaconego abonamentu, w okresie próbnym dostępne są tylko nagrania na żywo.

Ile kosztuje transkrypcja sesji w MentAI?

Od 69 zł miesięcznie za gabinet: najmniejszy pakiet to 1500 minut nagrań na miesiąc, większe to 3000 minut za 129 zł i 8000 minut za 349 zł. To jeden z dwóch opcjonalnych płatnych dodatków do abonamentu (drugi to telewizyty, także od 69 zł). Reszta funkcji jest w cenie abonamentu; osobno płaci się tylko za wiadomości SMS i WhatsApp ponad miesięczną pulę. Ograniczenia techniczne: 90 minut na pojedyncze nagranie i 20 nagrań na dobę. W okresie próbnym moduł działa degustacyjnie: 50 minut łącznie i tylko nagrania robione na żywo w panelu.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Konstrukcję zgód i dokumentacji dla swojego gabinetu warto skonsultować z prawnikiem. Stan na 31 sierpnia 2026.

Zobacz panel w działaniu: demo bez zakładania konta

Wolisz od razu na poważnie? Rejestracja jest otwarta: 30 dni pełnej wersji, bez karty, na mentai.pl. Moduł transkrypcji w tym okresie ma limit 50 minut i przyjmuje tylko nagrania na żywo.

Powiązane teksty: Notatka AI a tajemnica zawodowa · Asystent AI dla terapeuty: czego AI nie powinno robić · Bezpieczeństwo danych w gabinecie · Klient umówił wizytę przez własnego agenta AI.

Jak to wygląda w praktyce w MentAI, krok po kroku: notatki z sesji z pomocą AI.

Nowe wpisy co tydzień. Obserwuj MentAI na Facebooku albo Instagramie: jedna rzecz tygodniowo, która zdejmuje papier z biurka gabinetu.