Transkrypcja sesji terapeutycznej: jak zrobić to bezpiecznie

Zamiana nagranej sesji w tekst przestała być problemem technicznym. Problemem jest to, gdzie ląduje nagranie i co z niego zostaje, kiedy notatka jest już gotowa.

Rozmowa o transkrypcji zwykle zaczyna się od narzędzia, a powinna od pytania, po co Ci ona jest. Dopiero odpowiedź na to pytanie mówi, ile z nagrania wolno zatrzymać i jak długo.

Trzy różne powody, trzy różne odpowiedzi

Terapeuci sięgają po transkrypcję z trzech powodów, które łatwo pomylić, a które prowadzą do zupełnie innych decyzji:

• Notatka do dokumentacji. Chcesz mieć zapis w kartotece, bez przepisywania go wieczorem. Nagranie jest tu tylko półproduktem — po powstaniu notatki nie ma powodu, żeby istniało.
• Materiał do pracy własnej. Chcesz wrócić do fragmentu i zobaczyć, co się w rozmowie wydarzyło. Tu kusi, żeby zapis zostawić na dłużej, i tu właśnie robi się ryzykownie.
• Archiwum. Chcesz mieć nagrania „na wszelki wypadek". To najsłabszy powód z trzech: zbiór nagrań sesji jest zbiorem danych o zdrowiu, którego trzeba pilnować latami, a który rzadko kiedy zostaje otwarty.

Zasada minimalizacji danych działa tu bardzo praktycznie: im krócej nagranie istnieje, tym mniejszy problem masz w razie kradzieży laptopa, pomyłki w udostępnieniu albo wniosku klienta o usunięcie danych.

Zgoda każdego uczestnika, zebrana przed nagraniem

Treść sesji to dane o zdrowiu, czyli kategoria objęta szczególną ochroną. Podstawą nagrywania jest wyraźna zgoda z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, wyrażona zanim ruszy nagrywanie, a nie odhaczona po fakcie.

W sesjach par i w grupach zgodę wyraża każdy uczestnik osobno. Jedna osoba bez zgody oznacza brak nagrania — nie ma tu wersji „większość się zgodziła".

W MentAI moduł prosi o odnotowanie zgody każdego uczestnika przed startem i przyjmuje trzy sposoby jej zebrania: online, pisemnie albo ustnie z odnotowaniem. W systemie zostaje sposób i data, nie treść zgody ani nazwiska uczestników. Wzór zgody, razem z klauzulą dla sesji grupowych, wydrukujesz z panelu.

Prawną stronę granicy między pomocą AI a tajemnicą zawodową rozbieramy osobno w tekście Notatka AI a tajemnica zawodowa.

Pytanie, które rozstrzyga wybór narzędzia

Co zostaje po transkrypcji, kiedy notatka jest już gotowa?

To jedno pytanie mówi o dostawcy więcej niż cała jego strona z funkcjami. Warto zadać je wprost i poprosić o odpowiedź na piśmie. Jeśli odpowiedź jest wymijająca, w praktyce zwykle znaczy: zostaje wszystko.

U nas odpowiedź brzmi tak: nagranie, surowa transkrypcja i samo zadanie przetwarzania są kasowane zaraz po zwróceniu transkryptu (szkic notatki powstaje tylko na życzenie, z tekstu w oknie terapeuty). Trwałym śladem zostaje wyłącznie notatka zatwierdzona przez specjalistę oraz dziennik dostępu, który nie zawiera treści rozmowy. Szkic, którego nie zatwierdzisz, nie zostaje nigdzie.

Jeśli chcesz zachować zapis dla siebie, moduł pozwala pobrać nagranie i transkrypt na własny dysk. Wtedy jednak kopia staje się dokumentacją Twojego gabinetu, z Twoją retencją i Twoją odpowiedzialnością — i dobrze o tym wiedzieć, zanim klikniesz.

Nagrania, które już masz

Wielu terapeutów ma archiwum na dyktafonie albo w telefonie i to ono jest zwykle prawdziwym powodem szukania transkrypcji. Moduł przyjmuje gotowe pliki w formatach mp3, m4a, wav, ogg, flac i webm, do 150 MB i 90 minut na nagranie.

Jedna rzecz wymaga tu jasności: odpowiedzialność za legalność nagrania i za zgody obowiązujące w chwili jego powstania zostaje po stronie gabinetu. Żaden system nie zweryfikuje wstecz, czy klient wtedy wiedział i się zgodził. Jeśli tej pewności nie masz, stare nagranie lepiej skasować niż przepisać.

Sesje par i grup

Przy kilku osobach w pokoju sam tekst bez podziału na mówców jest mało użyteczny. Silnik rozdziela wypowiedzi poszczególnych osób, dzięki czemu w zapisie widać, kto mówił którą kwestię. Nie rozpoznaje przy tym tożsamości — oznacza mówców po kolei, a przypisanie ich do konkretnych osób zostaje po Twojej stronie.

Deklarujesz, ile osób bierze udział w rozmowie oprócz Ciebie, i od tego zależy podział. Przy większych grupach rozdzielenie bywa mniej dokładne, zwłaszcza gdy uczestnicy mówią jednocześnie.

Ile to kosztuje

Transkrypcja sesji to 69 zł miesięcznie za gabinet, w ramach tego do 1500 minut nagrań miesięcznie. To jeden z dwóch opcjonalnych płatnych dodatków do abonamentu (drugi to telewizyty, także 69 zł miesięcznie); wszystko inne, od rezerwacji online po faktury, jest w cenie.

Ograniczenia techniczne są jawne: 90 minut na pojedyncze nagranie i 20 nagrań na dobę.

W okresie próbnym moduł działa degustacyjnie i mówimy o tym wprost, żeby nikt nie zakładał konta z fałszywym oczekiwaniem: 50 minut łącznie — nie miesięcznie — i wyłącznie nagrania robione na żywo w panelu. Wgranie archiwum z dyktafonu oraz pełne 1500 minut działają od opłaconego abonamentu.

Czego transkrypcja nie załatwi

Zapis rozmowy nie jest superwizją i jej nie zastępuje. Nie jest też gotową notatką — to szkic, który zatwierdza człowiek, i dopiero jego decyzja tworzy dokumentację.

Rozpoznawanie mowy bywa omylne przy nakładających się głosach, cichym nagraniu albo specjalistycznym słownictwie. Transkrypt czyta się z tą świadomością, a nie jak stenogram sądowy.

Jeśli szukasz nie tyle zapisu, ile spojrzenia na własne myślenie o sesji, w panelu jest do tego osobne narzędzie: zamiast streszczać rozmowę, zadaje pytania do Twojej własnej logiki prowadzenia. Też nie jest superwizją i też jej nie zastępuje.

Częste pytania (FAQ)

Czy mogę nagrywać sesję terapeutyczną, żeby zrobić z niej transkrypcję?

Za wyraźną zgodą każdego uczestnika rozmowy, zebraną zanim ruszy nagrywanie. Treść sesji to dane o zdrowiu, a te podlegają szczególnej ochronie — podstawą jest wyraźna zgoda z art. 9 ust. 2 lit. a RODO. W sesjach par i grup zgodę wyraża każdy uczestnik osobno.

Co dzieje się z nagraniem po zrobieniu transkrypcji?

W MentAI nagranie, surowa transkrypcja i zadanie przetwarzania są kasowane zaraz po zwróceniu transkryptu (szkic notatki powstaje tylko na życzenie, z tekstu w oknie terapeuty). Zostaje notatka zatwierdzona przez specjalistę i dziennik dostępu bez treści. U innych dostawców odpowiedź bywa inna i warto ją poznać przed decyzją.

Czy mogę przepisać nagrania, które mam już na dyktafonie?

Tak, w formatach mp3, m4a, wav, ogg, flac i webm, do 150 MB i 90 minut na nagranie. Legalność nagrania i zgody z chwili jego powstania zostają po stronie gabinetu. Wgrywanie archiwów działa od opłaconego abonamentu.

Ile kosztuje transkrypcja sesji w MentAI?

69 zł miesięcznie za gabinet, do 1500 minut nagrań. W okresie próbnym: 50 minut łącznie i tylko nagrania na żywo.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Konstrukcję zgód i dokumentacji dla swojego gabinetu warto skonsultować z prawnikiem. Stan na 31 sierpnia 2026.

Zobacz panel w działaniu — demo bez zakładania konta

Wolisz od razu na poważnie? Rejestracja jest otwarta — 30 dni pełnej wersji, bez karty, na mentai.pl. Moduł transkrypcji w tym okresie ma limit 50 minut i przyjmuje tylko nagrania na żywo.

Powiązane teksty: Notatka AI a tajemnica zawodowa · Asystent AI dla terapeuty: czego AI nie powinno robić · Bezpieczeństwo danych w gabinecie.