Jak wybrać program do notatek AI dla psychologa? Pięć pytań do dostawcy przed zakupem

Program albo aplikacja do notatek AI słucha sesji albo czyta Twoje zapiski, więc dostaje najbardziej wrażliwe dane w gabinecie psychologa i psychoterapeuty. Wygodę sprawdzisz w demo. O bezpieczeństwie decyduje pięć odpowiedzi dostawcy. Dotyczą nagrania, miejsca danych, uczenia AI, umowy powierzenia i zgody klienta. Poproś o nie na piśmie przed zakupem.

W badaniu Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego ogłoszonym w grudniu 2025 roku 56% psychologów w USA przyznało, że w ciągu roku przynajmniej raz użyło AI w pracy. Jednocześnie 67% obawia się wycieku danych. Korzystanie z AI rośnie szybciej niż pewność, co dzieje się z danymi. Pięć pytań niżej zamienia tę obawę w odpowiedzi na piśmie.

Co dzieje się z nagraniem po przygotowaniu notatki?

Najlepiej, gdy nagranie i surowy zapis rozmowy znikają zaraz po przygotowaniu szkicu, a ze szkicu zostaje tylko notatka, którą zatwierdzisz. Nagranie sesji, surowy zapis rozmowy i szkic notatki to trzy osobne rzeczy. Każda zawiera dane o zdrowiu, czyli dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO. Każda kopia, która zostaje u dostawcy, to kolejne miejsce, z którego dane mogą wyciec.

Jeśli nagrywasz 20 sesji w tygodniu, to ponad 80 nagrań miesięcznie, każde z danymi o zdrowiu klienta. Dobra odpowiedź jest konkretna dla każdej z trzech rzeczy: kasujemy zaraz po przetworzeniu albo przechowujemy przez określoną liczbę dni i kasujemy automatycznie. Słaba odpowiedź jest ogólna, na przykład „przetwarzamy dane zgodnie z RODO”. Takie zdanie nie mówi, czy nagranie Twojej sesji będzie istniało za miesiąc.

Gdzie są przetwarzane dane i kto jeszcze ma do nich dostęp?

Zapewnienie o „bezpiecznych serwerach” nie wystarcza. Potrzebujesz dwóch informacji. Pierwsza: w jakim kraju albo regionie chmury dane są przetwarzane. Druga: jakie firmy mają do nich dostęp w imieniu dostawcy, na przykład chmura, poczta czy model AI.

W RODO takie firmy to inne podmioty przetwarzające, w umowach zwykle dalsze. Dostawca może z nich korzystać tylko za uprzednią pisemną zgodą gabinetu, szczegółową albo ogólną. Przy zgodzie ogólnej musi uprzedzać o każdym zamierzonym dodaniu albo zastąpieniu takiej firmy, żeby gabinet mógł się sprzeciwić (art. 28 ust. 2 RODO). Lista z nazwami firm to dobry znak. Brak listy to pytanie do dostawcy.

Zapytaj też, czy dane opuszczają Europejski Obszar Gospodarczy, na przykład w drodze do modelu AI w Stanach Zjednoczonych. Takie przekazanie musi spełniać warunki z rozdziału V RODO, więc dostawca powinien umieć powiedzieć, na jakiej podstawie się odbywa.

Czy dostawca uczy swoje modele AI na Twoich sesjach?

Dobra odpowiedź ma jedno słowo: nie. Część narzędzi AI ulepsza swoje modele na danych użytkowników, a w gabinecie oznaczałoby to, że fragmenty sesji uczą cudzy system.

Ta odpowiedź powinna stać w umowie albo w warunkach usługi, a nie tylko w odpowiedzi na czacie. Zapewnienie, że dane nie zostaną sprzedane, nie odpowiada na to pytanie, bo sprzedaż danych i trenowanie na nich to dwie różne rzeczy. Dopytaj, czy zakaz obejmuje też firmę, która dostarcza dostawcy sam model AI. Gdzie AI w gabinecie powinno się zatrzymać, opisujemy w tekście Asystent AI dla terapeuty: czego AI nie powinno robić.

Czy dostawca podpisze umowę powierzenia i pokaże ją przed zakupem?

Gabinet jest administratorem danych swoich klientów, a dostawca programu przetwarza je w imieniu gabinetu. Taka współpraca wymaga umowy powierzenia (art. 28 ust. 3 RODO). Bez niej nagranie ani zapiski z sesji nie powinny trafić do żadnego programu.

W umowie szukaj czterech rzeczy:

• jakie dane, w jakim celu i jak długo dostawca przetwarza,
• listy dalszych podmiotów przetwarzających i zasad jej zmiany,
• tego, co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy: zwrot albo usunięcie,
• prawa gabinetu do sprawdzenia, jak dostawca wywiązuje się z umowy.

Najwygodniej, gdy wzór umowy leży na stronie dostawcy i można go pokazać prawnikowi albo inspektorowi ochrony danych jeszcze przed rozmową.

Jak program pomaga odebrać zgodę klienta na nagrywanie?

Nagranie sesji wymaga wyraźnej zgody klienta (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) zebranej przed nagraniem, a przy parach i grupach zgody każdego uczestnika osobno. Zasady opisaliśmy w tekście o transkrypcji sesji terapeutycznej. Tu chodzi o praktykę, czyli o to, czy program pomaga zrobić to dobrze.

Sprawdź cztery rzeczy:

• czy nagrywanie z udziałem klienta da się uruchomić bez odnotowanej zgody,
• czy program pyta o zgodę każdego uczestnika, także przy sesji par i grup,
• czy dostajesz wzór zgody do wydruku albo do wysłania klientowi,
• co zostaje w zapisie zgody: wystarczą sposób i data, bez treści rozmowy.

Czy certyfikat ISO 27001 zastępuje te pytania?

Nie. ISO 27001 potwierdza, że firma prowadzi system zarządzania bezpieczeństwem informacji i przechodzi jego audyty. To dobry sygnał, ale certyfikat nie mówi, jak długo leży nagranie Twojej sesji ani czy AI się na nim uczy.

Sprawdź też, kto ma certyfikat: sam dostawca programu, inna spółka z jego grupy czy chmura, na której program działa. My piszemy to wprost: certyfikaty ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 i SOC 2 ma infrastruktura AWS, na której działa MentAI, a nie nasza spółka.

Gotowy mail do dostawcy: pięć pytań do skopiowania

Odpowiedź wymijająca albo odesłanie do ogólnej polityki prywatności to też odpowiedź. Lepiej poznać ją przed zakupem niż po pierwszym miesiącu nagrań.

Jak na te pięć pytań odpowiada MentAI

Zadaliśmy te pytania sami sobie. Tak brzmią nasze odpowiedzi:

1. Nagranie. Nagranie z mikrofonu albo wgrany plik i surowa transkrypcja zostają w magazynie klinicznym do pobrania najdłużej 24 godziny od nagrania, bez kopii zapasowych, a potem są kasowane automatycznie. Szkic notatki nie zapisuje się w bazie ani w logach. Zostaje tylko notatka, którą zatwierdzisz. Wyjątek: nagranie telewizyty prowadzonej w MentAI zostaje razem z transkryptem w dokumentacji tej wizyty, pod tą samą zgodą klienta, i usuwa je gabinet.
2. Miejsce i podwykonawcy. Dane leżą w regionie AWS we Frankfurcie, a kopie zapasowe w drugim regionie Unii Europejskiej, w Sztokholmie. Dalsze podmioty wymieniamy z nazwy w umowie powierzenia. To Amazon Web Services (chmura, SMS i szkice AI w regionach UE) i SEOHOST (poczta). Meta (WhatsApp) i Tpay (płatności online klientów) dochodzą tylko wtedy, gdy włączysz te funkcje. Nagranie, transkrypcja (Amazon Transcribe) i szkic notatki (Amazon Bedrock) nie opuszczają Unii Europejskiej. O zmianie listy uprzedzamy co najmniej 14 dni wcześniej, z prawem sprzeciwu.
3. Trenowanie. Treści z Twojego gabinetu nie są używane do trenowania modeli AI, także przez dostawcę modelu. Szkice przygotowuje Amazon Bedrock w regionach UE, a umowa powierzenia zapisuje przy AWS przetwarzanie szkiców „bez zapisu treści i bez trenowania modeli”. Piszemy to też na stronie o bezpieczeństwie.
4. Umowa powierzenia. Wzór umowy powierzenia jest publiczny i ma ten sam tekst co w panelu, więc można go przeczytać przed założeniem konta. Umowę zawierasz akceptacją regulaminu, a na życzenie podpisujemy ją także w formie pisemnej. Po zakończeniu korzystania dane można pobrać przez 30 dni, potem trwale je usuwamy, a kopie zapasowe wygasają w ciągu kolejnych 35 dni. Umowa przewiduje też audyt, w pierwszej kolejności w formie pisemnej.
5. Zgoda. Nagranie sesji można rozpocząć dopiero po odnotowaniu zgody każdego uczestnika. Zgodę zbierasz online, pisemnie albo ustnie z odnotowaniem. W systemie zostaje sposób i data, bez treści zgody i bez nazwisk uczestników, a wzór zgody z klauzulą dla sesji grupowych wydrukujesz z panelu.

Szkic notatki z pomocą AI, dyktowanie i własne szablony są w abonamencie, od 99 zł miesięcznie za pierwsze stanowisko. Transkrypcja sesji to dodatek z wyboru dla całego gabinetu, od 69 zł miesięcznie za 1 500 minut nagrań. Gabinet jednej osoby z transkrypcją kosztuje więc od 168 zł miesięcznie, razem z kalendarzem, rezerwacjami online, przypomnieniami i fakturami. Wszystkie kwoty zawierają VAT. Nagrywanie sprawdzisz na własnym koncie: w teście 30 dni masz do 50 minut nagrań na żywo, a piaskownica demo nie nagrywa. Jak wygląda sam szkic i nagrywanie, pokazujemy na stronie notatki z sesji.

Pytania o dane w gabinecie, które nie dotyczą nagrań, zebraliśmy osobno. Chodzi o hasło, kopie zapasowe i odtworzenie po awarii, a odpowiedzi są w tekście o bezpieczeństwie danych w gabinecie. Granicę między pomocą AI a tajemnicą zawodową opisujemy w tekście Notatka AI a tajemnica zawodowa.

O programie do notatek najwięcej mówi nie to, jak szybko pisze, tylko to, co po sobie zostawia.

To nie jest porada prawna. Artykuły RODO podajemy, żeby można je było sprawdzić u źródła. Decyzja o nagrywaniu sesji należy do terapeuty i zasad jego zawodu.

Źródła: American Psychological Association, 2025 Practitioner Pulse Survey (1 742 psychologów, wyniki ogłoszone w grudniu 2025; omówienie: „AI in the therapist's office: Uptake increases, caution persists”, Monitor on Psychology, 1 marca 2026); rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO): art. 9, art. 28 i rozdział V (warunki przekazania: art. 44 do 49); MentAI: strona bezpieczeństwa, wzór umowy powierzenia i regulamin. Stan na 19 października 2026.

Częste pytania (FAQ)

Jakie AI może robić notatki z sesji terapeutycznej?

Są dwa rodzaje narzędzi: programy do gabinetu z wbudowanym asystentem notatek i ogólne czaty AI. Program gabinetowy przygotowuje szkic z nagrania albo z Twoich zapisków i powinien działać na podstawie umowy powierzenia. Ogólnego czatu bez takiej umowy nie używaj do danych klientów, bo nie masz wpływu na to, gdzie te dane trafią.

Czy można nagrywać sesję terapeutyczną?

Tak, za wyraźną zgodą klienta zebraną przed nagraniem, a przy parach i grupach za zgodą każdego uczestnika osobno. Zgodę warto odnotować, a nagranie trzymać tylko tak długo, jak jest potrzebne do notatki.

Czym jest umowa powierzenia przy programie do notatek?

To umowa z art. 28 RODO między gabinetem, który jest administratorem danych klientów, a dostawcą programu, który przetwarza te dane w imieniu gabinetu. Określa, jakie dane i w jakim celu dostawca przetwarza, kto jeszcze ma do nich dostęp i co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy.

Czy certyfikat ISO 27001 wystarczy przy wyborze programu do notatek?

Nie. Certyfikat potwierdza system zarządzania bezpieczeństwem informacji w firmie. Nie mówi jednak, co dzieje się z nagraniem sesji, gdzie są dane ani czy AI się na nich uczy. Sprawdź też, kto ma certyfikat: sam dostawca programu czy firma, od której wynajmuje serwery.

Ile kosztuje program do notatek AI dla psychologa?

Ceny są różne i często podawane bez VAT. W MentAI szkic notatki z pomocą AI jest w abonamencie od 99 zł miesięcznie. Transkrypcja sesji to dodatek od 69 zł miesięcznie za cały gabinet. Gabinet jednej osoby z transkrypcją kosztuje od 168 zł miesięcznie. Wszystkie kwoty zawierają VAT.