MentAITu primera consulta: lo que no te cuentan en la universidad
Cinco años enseñan a hacer terapia. No enseñan que en el primer mes de tu propia consulta serás también la recepción, la contabilidad y el departamento jurídico, todo en una sola persona.
La primera sorpresa después del título rara vez tiene que ver con el trabajo con los clientes. Tiene que ver con cuántas horas se come todo lo de alrededor: fijar las citas, recordarlas, emitir la factura, comprobar si siquiera puedes emitirla de esa manera.
Abajo, los tres umbrales que más asustan a quien empieza una consulta, y que en la mayoría de los casos resultan ser más pequeños de lo que parecen. Las reglas descritas aquí son las polacas, porque este artículo se escribió para consultas en Polonia. Si ejerces en otro país, los mecanismos serán parecidos, pero las cifras y las bases legales serán las de tu país.
¿Hay que crear una empresa desde el primer día?
La imagen que más bloquea suena así: para atender al primer cliente necesito una empresa, una persona que lleve la contabilidad y cotizar a la seguridad social. No siempre.
En Polonia, la actividad no registrada permite ganar dinero legalmente sin registrar una empresa mientras te mantengas dentro del límite. En 2026 son 10 813,50 PLN por trimestre (unos 2500 €), es decir, el 225 por ciento del salario mínimo. Con una tarifa de unos doscientos zlotys por sesión, hablamos de una decena de sesiones al mes, y para muchas personas esa es exactamente la etapa en la que están durante el primer medio año.
El límite cambia cada año junto con el salario mínimo, así que comprueba siempre la cifra del año en curso, no la de un texto de hace dos años.
¿Necesitas una caja registradora al empezar?
Es un tema que puede quitar el sueño sin ninguna necesidad. En Polonia, si recibes todos los pagos en una cuenta bancaria, las ventas están exentas de registro en caja registradora sea cual sea el importe.
La obligación aparece solo cuando empiezas a aceptar efectivo o pago con tarjeta en la consulta. Solo entonces empieza a contar el límite legal de 20 000 PLN (unos 4650 €). Dicho de otro modo: la decisión «se paga por transferencia antes del día de la sesión» resuelve este problema desde el principio y, de paso, reduce las citas a las que nadie acude.
Los detalles, con plazos y excepciones, los desmontamos en un texto aparte sobre la caja registradora en la consulta (en polaco).
¿Por qué la factura de una terapia no lleva IVA?
La factura de una terapia normalmente no lleva IVA y eso es normal. No porque «en terapia no se paga IVA», sino porque estás usando una exención concreta. Y hay que saber señalarla, porque la base se indica en el documento.
En Polonia, casi siempre es la exención para servicios sanitarios del artículo 43, apartado 1, punto 19, letras c o d, de la Ley del IVA. La alternativa es la exención por volumen de negocio: el artículo 113, apartado 1, y si empiezas la actividad a mitad de año, el artículo 113, apartado 9. Los demás países de la UE tienen sus propias versiones de ambas reglas: la Directiva del IVA de la UE exime la asistencia sanitaria, y cada país decide qué profesiones abarca y fija su propio umbral para pequeñas empresas.
Suena más amenazante de lo que es en la práctica: es una decisión que se toma una vez, al principio. Más sobre cómo emitir una factura que no revele nada del cliente, en la entrada sobre facturas en la consulta de psicología (en polaco).
El primer cliente que no vino
Suele llegar en el segundo o tercer mes y duele más de lo que el importe haría pensar. No solo porque la hora se ha perdido, sino porque no se sabe qué hacer con ello: escribir, no escribir, reclamar el dinero, dejarlo pasar.
Esa inseguridad viene de una sola cosa: de que falta una decisión tomada antes. Cuando la regla de cancelación está por escrito y se muestra antes de la primera cita, la conversación deja de ser una negociación y pasa a ser el recordatorio de algo que ambas partes ya sabían. Cómo plantear esa regla y qué más reduce las ausencias lo contamos en citas no canceladas en la consulta: cómo reducirlas.
Al empezar faltan decisiones, no herramientas
La herramienta no inventará las reglas por ti. Solo puede hacer que se cumplan.
Antes de pensar en cualquier programa, merece la pena poner por escrito cuatro cosas:
- cuánto dura una sesión y cuánto cuesta,
- hasta cuándo se puede cancelar sin coste,
- cómo se pide cita,
- cómo recuerdas la cita.
Esas decisiones las vas a tomar de todos modos. La única pregunta es si antes de la primera llamada difícil o en mitad de ella.
El mismo principio vale para la documentación. La decisión sobre qué anotas y cuánto tiempo lo guardas importa más que dónde lo haces. Si para las notas quieres usar IA, antes conviene leer las cinco reglas sobre notas con IA y secreto profesional.
¿Cuándo merece la pena recurrir a una herramienta?
Lo decimos claramente, aunque vendemos software: el primer día no necesitas un sistema. Con tres clientes bastan el calendario del móvil y un cuaderno, y cualquier herramienta sería entonces solo una cosa más de la que ocuparse.
El momento en que eso cambia se reconoce por los síntomas. Empiezas a olvidar a quién prometiste una hora. Por la noche pasas notas a limpio en vez de descansar. Alguien te pide una factura de hace tres meses y tardas media hora en encontrarla. No sabes decir cuánto ganaste realmente el mes pasado.
Entonces la herramienta deja de ser un capricho y pasa a ser recuperar tus tardes. Si llevas una consulta en Polonia sin empresa registrada, en MentAI verás además un contador del umbral de actividad no registrada y el momento en que te acercas al límite, para que no te enteres con retraso. Cómo elegir esa herramienta lo explicamos en la guía para elegir un programa para la consulta de psicología.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Tengo que crear una empresa para atender a mis primeros clientes?
No necesariamente desde el principio. En Polonia, la actividad no registrada permite ganar dinero legalmente hasta un límite fijado sin registrar una empresa. En 2026 son 10 813,50 PLN por trimestre, es decir, el 225 por ciento del salario mínimo. El límite cambia cada año junto con el salario mínimo, así que conviene comprobar la cifra del año en curso antes de empezar. Este texto es informativo y no constituye asesoramiento jurídico.
¿Necesito una caja registradora en la consulta al empezar?
En Polonia, si recibes todos los pagos en una cuenta bancaria, las ventas están exentas de registro en caja sea cual sea el importe. La obligación aparece solo cuando empiezas a aceptar efectivo o pago con tarjeta en la consulta. Solo entonces cuenta el límite legal de 20 000 PLN. Para la mayoría de las consultas que empiezan y piden transferencia, la caja registradora simplemente no es un tema.
¿Con qué base emito una factura sin IVA?
En Polonia, los servicios psicológicos y terapéuticos usan casi siempre la exención del artículo 43, apartado 1, punto 19, letras c o d, de la Ley del IVA. La alternativa es la exención por volumen de negocio, el artículo 113, apartado 1, y si empiezas la actividad a mitad de año, el artículo 113, apartado 9. La base hay que indicarla en la factura, así que conviene saber cuál estás usando.
¿Por dónde empiezo a organizar mi primera consulta?
Por poner las decisiones por escrito, no por elegir un programa. Cuánto dura una sesión, cuánto cuesta, hasta cuándo se puede cancelar sin coste, cómo se pide cita y cómo recuerdas la cita. Esas decisiones las vas a tomar de todos modos. La única pregunta es si antes de la primera llamada difícil o en mitad de ella. Las herramientas solo tienen sentido cuando las reglas ya existen, porque una herramienta no inventa las reglas.
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal. Los umbrales y las bases legales cambian, y los descritos aquí son los de Polonia. Antes de decidir, comprueba la situación del año en curso o consulta con quien te lleve la contabilidad. Situación a 28 de agosto de 2026.
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